Met de mailmerge functionaliteit kunnen standaardbrieven op eenvoudige wijze worden gepersonaliseerd. Contracten, aanzegbrieven, functiewijzigingen etc. kunnen met één druk op de knop voor de desbetreffende medewerker worden gegenereerd.
Aanmaken mailmerge
Om de mailmerge functionaliteit te kunnen gebruiken dient er vanuit BCS eerst de query mmPersoonlijk te worden aangemaakt.
Vervolgens moet per document een mailmerge aangemaakt worden bij Beheer - Mailmerge.
Door op de + aan de rechterkant te klikken, krijg je het volgende invulscherm te zien.
|
Naam |
Naam van het bestand, bijvoorbeeld Aanzegbrief. |
|
Omschrijving |
Omschrijving van het bestand, dit is vaak gelijk aan de naam. |
|
Query |
mmPersoonlijk |
|
Persoonlijke mailmerge? |
Wanneer het bestand gepersonaliseerd moet worden dient hier Ja aangegeven te worden. |
|
Opnemen in personeelsdossier? |
Als de brief rechtstreeks in het dossier moet worden opgenomen dient hier Ja aangegeven te worden. Wanneer de brief nog ondertekend moeten worden, raden we dit niet aan. |
|
Dossiertype |
Als de brief opgenomen moet worden in het dossier, kan worden aangegeven waar het bestand gekoppeld moet worden. |
|
Type totaalbestand |
Hier kan gekozen worden in welk bestandsformaat de mailmerge moet worden uitgevoerd. Mogelijkheden zijn o.a. DOCX, PDF en XLSX. |
|
Type persoonlijk bestand |
Wanneer is aangegeven dat het document opgenomen moet worden in het personeelsdossier dan kan hier gekozen worden in welk bestandsformaat dit gebeurt. |
|
Alternatieve methode |
Bij brieven met achtergrondafbeeldingen, headers en footers kan de standaard mailmerge methode soms niet tot het gewenste resultaat leiden. Hier kan dan gekozen worden voor een alternatieve methode. |
|
Max. aantal |
In sommige situaties wordt het totaalbestand te groot. Er kunnen maximaal 250 medewerkers in 1 mailmergebestand worden opgenomen. In dit veld kan een afwijkende waarde worden ingevuld. (Vb. meerdere medewerkers met een brief van 10 pagina’s) . |
Autorisatie
Vervolgens dient men aan te geven welke Polaris rol de mailmerge mag uitvoeren. Dit gebeurt bij ‘Autorisatie op basis van rol’.
Document voorbereiden
Het document moet vervolgens geschikt gemaakt worden voor de mailmerge. De velden die gepersonaliseerd moeten gaan worden moeten tussen #’s geplaatst gaan worden.
Bijvoorbeeld #AanhefNaam# of #Adres.
Zodra alle velden zijn ingevuld, dient het sjabloon gekoppeld te worden bij de mailmerge.
Velden
Een overzicht van de velden die je kunt gebruiken, kun je terugvinden in de export mailmerge velden. Hiervoor ga je naar het takenscherm en klik je op ‘Export’.
Vervolgens wordt een Excel-bestand geopend. Bovenin zie je de verschillende velden die tussen #’s geplaatst kunnen worden. Per medewerker zie je vervolgens wat hiervan de uitwerking is.
Velden die niet beschikbaar zijn in Polaris, maar die je wel ingevuld wilt hebben, kunnen ook tussen #’s geplaatst worden. Denk hierbij aan de datum van een gesprek of de datum van de laatste werkdag.
Zodra je de brief genereert bij de medewerker krijg jeeen pop-op om het veld in te voeren.
Na het koppelen van het sjabloon, wordt onder ‘Parameters in sjabloon en Query’ aangegeven welke parameters worden gebruikt.
Genereren document
Dit kan op twee manieren. Dit kan via de taak - Mailmerge wanneer je dit voor meerdere medewerkers tegelijk wilt doen. In deze taak is er ook een optie om het document direct in nova te plaatsen.
Daarnaast kan de mailmerge ook bij een individuele medewerker via menu 'Personeel' gegenereerd worden. Ga naar de medewerker toe en klik links bovenin op het poppetje.
Vervolgens ga je naar het postvak en klik je bij sjabloon op de gewenste brief. Als er velden zijn die niet in Polaris opgenomen zijn, krijg je eerst een pop-up voordat het bestand gedownload wordt.
Aanmaken afwijkende documenten
Onder het tabblad afwijkend kan per BV een sjabloon gekoppeld worden.