Na afloop van een correcte loonverwerking kan de aangifte loonheffing aangemaakt worden. Voorwaarde hiervoor is dat de desbetreffende verwerking de status ‘Definitief’ verkrijgt.
Vanuit Polaris kun je een XML-aangiftebestand ten behoeve van de belastingdienst aanmaken. Dit bestand wordt door middel van Polaris-Bapi module naar de Belastingdienst verstuurd.
Nadat de desbetreffende loonverwerking definitief is gemaakt kan een aangiftebestand voor de belastingdienst worden aangemaakt. Dit doe je door de taak “Digitale Loonaangifte” op te starten. Met deze taak creëer je in drie stappen aangiftebestanden van meerdere administraties.
In stap 1 selecteer de administratie.
In stap 2 selecteer de definitieve verwerkingen, waarvan nog geen Bapi-bestanden zijn aangemaakt.
Zorg ervoor dat alle verwerkingen van dezelfde periode in 1 aangifte worden ingesloten. Dit kan gecontroleerd worden onder verwerken-aangifte-selectie bapi-tabblad verwerking.
In de laatste stap, stap 3 kun je het bijbehorende rapport opvragen of het XML-bestand bekijken. Met de knop ‘Naar BAPI’ navigeer je naar deze aanlevering op het aangiftescherm, onder de hoofdmenu-optie ‘Verwerken’.
Nadat je alle stappen van deze taak hebt uitgevoerd, is de aangifte zichtbaar bij ‘Verwerken | Aangifte’. Hier kun je een selectie maken voor alleen de BAPI aangiften. Hier kun je eventueel de omschrijving van deze aanlevering aanpassen.
De inhoud van de aangifte is door middel van de button ‘overzicht loonaangifte’ of in rapporten ‘afdrachten per instantie’ te controleren.
Met de knop verzenden wordt de aangifte daadwerkelijk ingestuurd naar de belastingdienst. Eventuele foutcodes of afwijzingen komen ook in dit scherm terug. Dit kan enkele minuten duren voordat deze melding ‘groen’ wordt en akkoord is.
Wanneer er een afwijzing in het scherm staat zal er een nieuwe aangifte moeten worden
verstuurd zodra de aanleverfout is gelokaliseerd en opgelost. Het is van belang om de aangiften in de juiste volgorde te verzenden. Dus eerst periode 1, dan 2, dan 3, etc.. Wacht tot de aangifte akkoord is bevonden voordat je verder gaat.
Wanneer er onverhoopt toch een keer een eerdere loonaangifte opnieuw verzonden moet worden, moeten alle latere aangiften worden verwijderd, opnieuw worden aangemaakt en in de juiste volgorde weer opnieuw worden ingezonden. De onderstaande foutmelding als voorbeeld kan hiermee worden opgelost.
Aangifte verwijderen
Een loonaangifte word automatisch verwijderd bij het terugdraaien van de bijbehorende definitieve verwerking. Uitsluitend verwijderen van het aangifte bestand is ook mogelijk net als bij het betaalbestand via het kruisje.
Nihil aangifte
Het kan voorkomen dat je als werkgever geen medewerkers in dienst hebt in een bepaalde periode. In dat geval dien je een nihil aangifte voor deze periode in bij de belastingdienst.
Zie hiervoor: Hoe doe ik een nihil-aangifte?
Gerelateerde artikelen: