1 De Jaarwissel
Voordat je met het nieuwe jaar kan beginnen (Periode 1 ) moet je eerst de taak Jaarwissel uitvoeren. Het uitvoeren van de Jaarwissel heeft meerdere doelen:
- Afsluiten van het lopende jaar
- Actualiseren van de premies en percentage voor het nieuwe kalenderjaar.
- Publiceren van jaaropgaven voor de individuele medewerker in NOVA.
- Op administratieniveau worden er verloningsperioden voor het nieuwe jaar gedefinieerd
N.B. Voer de taak Jaarwissel alleen uit als je er zeker van bent dat je geen verloningen of correcties voor aflopend jaar meer hoeft uit te voeren en dat alle loonaangiftes en pensioenaangiftes verstuurd zijn van 2024!
2. Taak Jaarwissel
Deze taak vind je in Polaris onder ‘Overzicht van alle beschikbare taken | ‘Jaarwissel’. Deze taak zorgt ervoor dat de nieuwe loonperioden van 2025 worden aangemaakt en berekend de nieuwe jaarlonen BT voor de werknemers. Er wordt in deze taak ook meteen de eerste (indien nog niet aanwezig) verwerkingsopdracht van het nieuwe jaar aangemaakt en de jaaropgaven worden klaar gezet in Nova.
TIP : pak alvast de beschikking Gediff. Premiepercentage WHK van de Belastingdienst erbij want deze heb je nodig in stap 4 van de Jaarwissel. Kijk ook onder Organisatie>Administratie>Rooster wat er nu van toepassing is. Dit is belangrijk voor Stap 5 in de taak Jaarwissel.
In Stap 1 geef je aan of je wilt selecteren per administratie of per organisatie en kies je het nieuwe jaar.
Verwerkingsdata vullen? ‘Nee’ dan kun je meteen door naar stap 2 en wordt stap 3 overgeslagen.
Als je het Verwerkings- en Betaaldata schema wilt vullen met een standaardwaarde dan dien je eveneens de optie ‘Verwerkingsdata vullen?’ op “Ja” te zetten. ( deze optie is alleen zichtbaar als je onder Organisatie - Administratie - Loonverwerking ‘automatisch verwerken op ‘uitsluitend verwerkingsschema toepassen’ zet.
Er zijn daarna twee mogelijkheden voor ‘Datumvulling:’
- Vaste dag: de data vullen met een vaste dag in de maand (meestal bij maandverloning)
- Op basis van einddatum:
De verwerkingskalender aanmaken op basis einddatum gebeurt meestal bij klanten/administraties met een week- dan wel vierwekenverloning. Bij het aanmaken van de verwerkingskalender op deze manier is de einddatum van de periode het ijkpunt. Wil je bijvoorbeeld de verwerking laten plaatsvinden 8 dagen voor het einde van de periode, dan geef je bij het veld “verwerken” -8 in. Polaris zal dan op basis van deze instelling de verwerkingskalender aanmaken voor het gehele jaar met een verwerkingsdatum die 8 dagen ligt voor het einde van iedere periode. Deze methode geldt uiteraard ook voor de accordeer- en betaaldata.
In Stap 2 maak je een selectie op één of meerdere administraties of organisaties. Hierin zie je ook of er evt. nog een periode open staat in het lopend jaar en of de 1e periode is aangemaakt van het komend jaar.
In Stap 3 zie je de data staan van de Verwerkings- en Betaaldata als je in stap 1 de optie ‘Verwerkingsdata vullen?’ op “Ja” hebt gezet. Je kunt hier nog de data aanpassen indien nodig.
Nadat de taak Jaarwissel is afgerond kun je dit weer inzien/aanpassen onder Organisatie>Administratie>Perioden.
In Stap 4 kun je aangeven of je een ‘Kleine Werkgever’ bent Ja of Nee: ( zie beschikking Gediff. Premiepercentage WHK van de belastingdienst)
Ben je Eigen Risico drager voor WGA en/of ZW dan is de keuze ‘Ja’ en geef je geen % op. Dit % veld is ook niet te veranderen.
Eigen Risico drager voor WGA en/of ZW op ‘Nee’ dan vul je onder % WGA het % in wat betrekking heeft op de WGA- lasten. ( zie beschikking Gediff. Premiepercentage WHK van de belastingdienst )
En onder % ZW vul je het % in wat betrekking heeft op de ZW lasten. ( zie beschikking Gediff. Premiepercentage WHK van de belastingdienst )
Totaal: is de totale afdracht % ( zie beschikking Gediff. Premiepercentage WHK van de belastingdienst )
Onder het Wn Deel wordt nu automatisch het maximale te verhalen % weergegeven ( max. de helft van de WGA lasten) Dit % kun je aanpassen.
Als je geen % verhaalt bij de werknemer dan vul je onder Wn deel 0% in.
Nadat de taak Jaarwissel is afgerond kun je dit weer inzien/aanpassen onder Organisatie>Administratie>Componenten.
Wat nieuw is in deze versie is dat je de WHK beschikking alvast kan uploaden zodat deze meteen als bijlage geplaatst wordt onder Organisatie | administratie | loonheffing/sv. ( zie hieronder )
In Stap 5 gaan we het rooster aanpassen naar de juiste gegevens. Ieder jaar moet er op administratieniveau een nieuwe regel worden toegevoegd aan het standaard rooster.
Zo als je hieronder ziet staan er standaard al gegevens in die je kunt aanpassen. Kijk ook goed wat er vorig jaar stond.
Nadat de taak Jaarwissel is afgerond kun je dit weer inzien/aanpassen onder Organisatie>Administratie>Rooster
In Stap 6 wordt de Jaarwissel doorgezet en kun je onder de button ‘Rapport’ de jaarlonen van de medewerkers inzien en evt. onder Personeel | Stamgegevens | Loonheffing/sv deze aanpassen.
Controleer via het rapport ‘Regelingen en reserveringen’ met de keuze ‘afwijkingen’ of er nog medewerkers niet met de standaard regelingen meegaan en nog aangepast dienen te worden.
Mocht je toch na de Jaarwissel nog correcties doen in het voorgaande kalenderjaar, corrigeer dan zelf het nieuwe jaarloon BT bij deze werknemers.
De jaaropgaven vraag je op via het gelijknamige rapport. Het maakt hiervoor niet uit of je de Jaarwissel hebt gedraaid. Als je gebruik maakt van Polaris-Nova voor de digitale jaaropgave dan geldt wel dat deze pas zichtbaar wordt nadat de Jaarwissel is uitgevoerd.
2. Taak Collectieve mutaties systeem
Deze taak vind je in Polaris onder ‘Overzicht van alle beschikbare taken | Collectieve mutaties systeem. Met deze taak kun je eenvoudig een nieuwe ingangsdatum aan het CAO pakket meegeven voor alle regelingen die aan een CAO gekoppeld zijn.
Stap 1: ‘CAO pakket’
Stap 2: Selecteer de CAO die van toepassing is en ingangsdatum.
Ingangsdatum maandverwerking : 01-01-2025
Ingangsdatum 4-weken verwerking : 01-01-2025
Stap 3: Alle data van de regelingen worden nu weergegeven in tabelvorm zoals ze nu geldig zijn.
De gegevens kunnen direct aangepast worden naar de nieuwe % en bedragen.
Stap 4: Doorvoeren en opslaan van de nieuwe gegevens. De gegevens die gewijzigd zijn worden gearceerd. Onder button ‘Rapport CAO’ kun je het overzicht downloaden hoe het nu in het systeem aangepast is. Deze gegevens kun je ook nog inzien onder het rapport ‘Cao’ en ‘SV en minimumloon tabel’ en zijn evt. nog aan te passen onder Systeem>Salaris>Pakket.
Succes!!