Op dit tabblad registreer je de verlofopnames van de werknemers. Dit kan een opname in het verleden of de toekomst zijn. De opnames zijn omgekeerd chronologisch in het scherm gerangschikt. Dit betekent dat de oudste verlofopnames altijd onderaan geplaatst zijn.
Let op! Verlofopnames van een afgesloten verlofrecht worden niet in dit scherm getoond. Dit heeft als reden om het scherm overzichtelijk te houden. Wil je deze opnames inzien, dan kun je hiervoor het beste de verlofrapportages (zoals de Verlofkaart) raadplegen of de kalender van het oude jaar bekijken. Bij het opvragen van het rapport 'Verlofkaart' kun je hiervoor onderstaande optie aanzetten:
Op de huidige pagina Personeel | Verlof | Opname bevindt zich ook een snelkoppeling om de verlofkaart van de betreffende medewerker meteen te downloaden.
Op tabblad Personeel | Verlof | Rechten kun je zien of een verlofrecht is afgesloten of niet. De optie 'Afgesloten' staat dan op 'Ja'. Dit zou je (tijdelijk) open kunnen zetten, door 'Afgesloten' op 'Nee' te zetten om de opnames van afgesloten verlofrechten weer te laten tonen op tabblad 'opname'.
Verlofopname invoeren
Je kunt kiezen of je een opname op een verlofrecht of verlofcluster wilt boeken. Het verschil is, dat wanneer je het cluster kiest. Polaris zelf bepaald op basis van het cluster (houdbaarheid) op welk verlofrecht(en) de verlofopname word(en) geboekt.
Bij het invoeren van een nieuwe verlofopname geef je de begin- en de einddatum van de verlofperiode op. Het maakt daarbij niet uit of je hierbij het weekeinde meeneemt, omdat Polaris de verlofmutatie aan de hand van het rooster van de werknemer berekent.
Indien een werknemer niet een gehele dag verlof opneemt, maar slechts een paar uur, dan dien je na het opslaan bij de 'VerlofDetail' het aantal uren te veranderen in de waarde van de feitelijke opname.
Een standaard verlofopname vul je positief in. Wanneer je dus een aantal uur wilt bijboeken in het saldo, dan kun je een minteken voor de waarde zetten.
Verlofherrekening
In sommige situaties is het wenselijk dat er een handmatige omboeking gemaakt kan worden in een verlofcluster. Denk hierbij aan de situatie dat een medewerker heeft afgesproken dat zijn wettelijke verlofrecht niet vervalt, omdat hij niet in staat is geweest om het verlof op te nemen vanwege bezettingsproblemen. Deze handmatige boekingen kun je uitsluiten van de clusterherrekening. Op het moment dat je een verlofopname aanmaakt, krijg je (naast de optie voor uitbetaling) ook een vinkje te zien voor herrekening.
Opnames vanuit Nova ESS
Verlofaanvragen, die via het Polaris Nova employee self service portaal, worden ingediend, moeten door de personeelsadministratie geaccordeerd worden. Afhankelijk van de inrichting kan de verlofaanvraag van de werknemer eerst nog door een manager goedgekeurd worden.
De accordering van Polaris Nova mutaties zijn hier te vinden:
Bij de accordering zie je aan de rechterkant de details van de verlofaanvraag. Zodra je de verlofaanvraag goedkeurt verschijnt deze als verlofopname op de verlofkaart en vind je deze opname terug bij de medewerker onder menu Personeel | Verlof | Opname.
In het rapport “verlof – urencontrole” kun je op dag niveau controleren of er verschillen zijn opgetreden in het aantal geboekte uren alsook in de verlofsoort.
Verlofsignaal op houdbaarheid
De medewerker word in Nova automatisch door een signaal erop geattendeerd wanneer de houdbaarheid van verlof nadert af te lopen. Dit start vanaf 100 dagen voor het verloop van de houdbaarheidsdatum. En dit wordt getoond in Nova onder de tegel 'Verlof' met een gele balk bovenin het scherm.
Signaal - Ongeldige verlofopnames
Je kunt een signaal aanmaken om extra te controleren op ongeldige verlofopnames, bijvoorbeeld als de verlofopname groter is als de roosteruren. Je kunt deze aanmaken via menu Beheer | Signaal via het plusicoontje . Hieronder een voorbeeld van hoe je het venster kunt invullen. Je vindt de 'ongeldige verlofopnames' daarna terug bij de overige signalen in de menubalk.
Meer informatie: Reden verlofopname