Wanneer een Polaris gebruiker aangemaakt dient te worden, moeten een aantal situaties onderscheiden worden:

• De (externe) medewerker is opgevoerd in de database
  • De medewerker heeft al een Nova-account
  • De medewerker heeft nog geen Nova-account. 
• De externe medewerker wordt niet opgevoerd in de database

(Externe) medewerker is al opgevoerd in de database 

Medewerker heeft al een Nova-account

Bij Beheer|Gebruiker worden de medewerkers getoond die een Polaris en/of Nova-account hebben. Wanneer een medewerker al een Nova-account heeft, kan de toegang tot Polaris gerealiseerd worden door de velden rol en populatie onder Polaris te vullen. Hierbij regelt de rol welke tabbladen, rapporten en taken voor de gebruiker toegankelijk zijn en de populatie van welke administraties de gegevens ingezien mogen worden. 

We adviseren om in deze situatie – wanneer de authenticator app nog niet aanstaat – deze te activeren. Hiervoor dient het telefoonnummer onder Authenticatie te worden ingevuld. Meer informatie hierover is te vinden via 2-factor authentication/2-staps-Authenticatie Polaris (en Nova) – BCS Helpcenter

Medewerker heeft nog geen Nova-account

Het account kan aangemaakt worden bij Beheer|Gebruiker via het scherm middels het plusje. Een andere optie is om eerst via de Taak Nova Beheer een Nova-account aan te maken. 

Scherm
Bij Beheer|Gebruiker kan middels het plusje een nieuwe gebruiker aangemaakt worden. Voor de inlognaam wordt over het algemeen een (zakelijk) e-mailadres aangehouden. Het wachtwoord dient te bestaan uit minimaal 12 tekens waarvan minstens 1 hoofdletter, 1 getal en 1 niet-alfanumerieke waarde (!@#$%^+=)

Onder Polaris dient vervolgens de rol en de populatie geselecteerd te worden. Hierbij regelt de rol welke tabbladen, rapporten en taken voor de gebruiker toegankelijk zijn en de populatie van welke administraties de gegevens ingezien mogen worden. 

Bij Nova dient de medewerker en de rol geselecteerd te worden. Hiervoor dient eerst de administratie gekozen te worden waar de medewerker werkzaam is. Vervolgens kan bij persoon de juiste medewerker ingevuld worden.

Via de optie ‘Verstuur registratie e-mail’ kan een mail naar de Polaris-gebruiker verstuurd worden. Daarnaast adviseren we om de authenticator app te activeren. Meer informatie hierover is te vinden op 2-factor authentication/2-staps-Authenticatie Polaris (en Nova) – BCS Helpcenter

Taak Nova Beheer
Via de taak “Nova Beheer|Aanmaken van nova gebruikers” kan voor één of meerdere gebruikers een Nova account aangemaakt worden. Vanuit deze taak kan ook direct een registratiemail verstuurd worden. In stap 2 kan aangegeven worden voor welke gebruiker het account aangemaakt kan worden. Let op! Een medewerker is alleen zichtbaar op het moment dat er bij Persoon|Contact een zakelijk of privé mailadres is opgevoerd. Standaard zal het Nova-account aangemaakt worden op het zakelijke mailadres indien beide mailadressen gevuld zijn.

Na het aanmaken van de gebruiker dient echter nog wel bij Beheer|Gebruiker de gegevens voor de Polaris rol en populatie ingegeven te worden en de authenticator app geactiveerd te worden (zie hiervoor de beschrijving bij Medewerker heeft al een Nova-account).  

De externe medewerker wordt niet opgevoerd in de database

Bij Beheer|Gebruiker kan middels het plusje een nieuwe gebruiker aangemaakt worden. Voor de inlognaam wordt over het algemeen een (zakelijk) e-mailadres aangehouden. Het wachtwoord dient te bestaan uit minimaal 12 tekens waarvan minstens 1 hoofdletter, 1 getal en 1 niet-alfanumerieke waarde (!@#$%^+=)

Onder Polaris dient vervolgens de rol en de populatie geselecteerd te worden. Hierbij regelt de rol welke tabbladen, rapporten en taken voor de gebruiker toegankelijk zijn en de populatie van welke administraties de gegevens ingezien mogen worden. 

Via optie ‘Verstuur registratie e-mail’ kan een mail naar de Polaris-gebruiker verstuurd worden, mits de inlognaam een geldig mailadres is. Het is daarnaast raadzaam om de 2FA via mail aan te zetten. 

Geregistreerd contactpersoon

Op het moment dat een Polaris-gebruiker wordt aangemaakt is het raadzaam om de medewerker ook aan te melden als geregistreerd contactpersoon. De medewerker kan hierdoor tickets insturen en de kennisbank benaderen.