Aanmaken nieuwe declaratietype

Nieuwe declaratie mogelijkheden kun je inrichten in Polaris via menu Systeem | Salaris | Declaratie

Hier kun je verschillende declaratietypes aanmaken waarbij de ‘’Naam’’ zichtbaar is in Nova voor de medewerkers.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Naam: vrij in te vullen. Let op: hou dit zo kort mogelijk in verband met de weergave in Nova

Omschrijving: vrij in te vullen

Component: selecteer het component waarop de declaratie moet worden geboekt.                       

BTW component: alleen invullen als het een declaratie betreft waar ook BTW op zit. Je dient het component eerst aan te maken onder de looncodes en vervolgens dien je dit te koppelen aan de juiste grootboekrekening.*

Beperk eenheden tot: kun je aangeven of je het op een bepaalde afdeling wil boeken. Afhankelijk van het aantal lagen in de organisatiestructuur kun je hier voor diverse lagen kiezen. Wil je niet dat een medewerker de keuze heeft bij het indienen, zet dit veld dan op “Geen lagen”.

Bijlage verplicht? Let op: indien dit veld op “Ja” gezet wordt, moet in de Novarol ook worden aangegeven dat men daadwerkelijk een bijlage mag toevoegen.  (Beheer | Novarol | Tabblad Pagina’s )

Structuur automatisch? Indien je kiest voor ‘’ja’’, dan wordt de organisatiestructuur van de medewerker gevuld in Nova (de lagen worden automatisch ingevuld). Het is voor de medewerker mogelijk dit alsnog aan te passen indien men bijvoorbeeld  op een andere locatie/afdeling heeft gewerkt en dit wil declareren.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Let op: Declaraties kunnen alleen worden goedgekeurd in Polaris indien er een verwerking open staat.

Op het moment dat een declaratie is goedgekeurd in Polaris is deze op medewerkers niveau te vinden via menu Personeel | Declaratie

Indien er een bijlage is ingediend bij een declaratie wordt er een signeercode weergegeven een teken dat de bijlage is “afgestempeld”.

Novarol

Het aanzetten van de tegel 'Declaraties' in Nova kan via Beheer | Novarol | Tabblad Pagina’s. Zet hiervoor een vinkje bij 'Ess - Declaratie'. Via deze tegel in Nova kan een medewerker een declaratie aanvragen. 

Voor het inrichten van het accorderen van de declaraties zet je vinkjes in de betreffende Novarol bij 'MSS - Accorderen' en 'MSS - Declaraties'. Managers met deze novarol kunnen hierdoor de declaraties van hun medewerkers accorderen.

Op tabblad 'Instellingen' kun je aangeven bij accorderen of de declaraties door managers (MSS) of in Polaris geaccordeerd (of beide) dient te worden. Door een vinkje te plaatsen in de betreffende kolom.  

Groep

Wanneer er op administratie niveau verschillende declaratietypes worden gehanteerd kan dit middels een groepering worden aangegeven. De groepering wordt aangemaakt onder Systeem | Algemeen | Groep | Soort groep: Declaratie.

De groepering moet vervolgens aan de administratie worden gekoppeld (Organisatie | Administratie | Tabblad Groep).