Voor een correcte verwerking in de financiële administratie is het essentieel dat een journaalpost in evenwicht is. Er zijn verschillende oorzaken waardoor een journaalpost uit balans kan raken:
- Nieuwe looncode
Er is een nieuwe looncode gebruikt die nog niet aan een grootboekrekening is gekoppeld.
- Journaalpost op eenheden is niet in evenwicht.
Het kan voorkomen dat één of meerdere waarden niet correct zijn verdeeld. Door de loonkostenverdeelstaat op te vragen op dezelfde eenheid, wordt bovenaan direct zichtbaar bij wie de onbalans ontstaat.
- Journaalpost zelf is in evenwicht, maar het exportbestand niet
Controleer of er een variabele is ingevoerd met een datum die buiten de looptijd van het dienstverband valt. Dit kan leiden tot afwijkingen in het exportbestand, ondanks dat de journaalpost zelf correct is.
- Verschillen bij het importeren van de journaalpost
Wanneer een journaalpost is ingericht voor export naar een financieel pakket (via de taak Export journaalposten), wordt strikt gecontroleerd op ingevoerde data bij variabele en vaste mutaties. Een veelvoorkomende oorzaak van verschillen is een variabele mutatie met een datum ná het einde van het dienstverband. Deze verschillen worden weergegeven in het importverslag van het financiële pakket, maar zijn niet zichtbaar in het totaaloverzicht van de journaalpost in de betreffende loonperiode.
Voorbeeldsituatie:
Onder de verwerking krijg je de foutmelding: Journaalpost niet in balans
Ga naar Overzicht van alle beschikbare rapporten > Kies voor het rapport Journaalposten per verschil
Open het rapport via PDF.
Je ziet dan bij welke medewerker het verschil ontstaat en met welk bedrag.
Vervolgens open je het rapport Salarisspecificatie per medewerker en open je de loonstrook van de desbetreffende periode. Op de loonstrook zie je dan hetzelfde bedrag terugkomen als op het rapport Journaalposten per verschil. Het component wat gebruikt wordt met dit bedrag is dan niet of niet correct gekoppeld in het grootboekschema.
Je kunt deze koppelen aan de juiste grootboekrekening via Systeem > Rapportage > Grootboekschema > tabblad Componenten.