Polaris kent een overzichtelijke schermindeling, die consequent overal doorgevoerd is. Uitgangspunt is dat u met een minimaal aantal muisklikken bij de gewenste combinatie van scherm en gegevens arriveert. Daarbij is het altijd in één oogopslag duidelijk waar u zich op dat moment bevindt.

Het Polaris scherm heeft een vaste breedte en afhankelijk van uw beeldschermresolutie zullen er aan de linker- en rechterkant delen van het scherm opgevuld worden door een “honingraatmotief”.

De schermindeling bestaat uit vijf onderdelen:

1. De menubalk boven aan het scherm
   Hier selecteert u één van de hoofdonderdelen
   De beschrijving hiervan vindt in De menubalk.

2. De item balk direct onder de menubalk.
   Afhankelijk van het hoofdonderdeel kunt u hier een bepaald item of een bijbehorend rapport selecteren. Ieder onderdeel van de menubalk heeft een eigen item balk. Dit zijn per item:

Verwerken

De beschrijving hiervan vindt u in Verwerken.

Systeem

De beschrijving hiervan vindt u in Beheer.

Organisatie

De beschrijving hiervan vindt u in Organisatie.

Personeel

De beschrijving van deze item balk vindt u in Personeel.

3. De knoppenbalk ziet u onder de item balk.
   De knoppenbalk bevat diverse functionaliteiten.
   De beschrijving hiervan vindt u in De knoppenbalk.

4. De filter- en de chat functie, ziet u respectievelijk links en rechts op uw scherm.

5. Het lijstscherm midden op de pagina. Hier kunt u het item selecteren en eventueel muteren, bijvoorbeeld een personeelslid.

6. Het detailscherm onderaan op de pagina met tabbladen.
   Hier kunt u het eerder geselecteerde personeelslid muteren.

Op het lijstscherm en de detailschermen waarin meerdere regels worden getoond, kunt u af- en oplopend sorteren op de diverse kolommen.

 

De menubalk

De menubalk boven aan het scherm. Hier selecteert u één van de hoofdonderdelen.

• Rapporten
  De knop rapporten geeft een menu met de meest gebruikte, de pagina gerelateerde en alle rapporten. Door op de knop zelf te klikken opent u een scherm met alle rapporten.
• Taken
  De knop taken geeft een menu de taken per onderdeel. Door op de knop zelf te klikken opent u het scherm met alle taken.
• Verwerken
  De complete procesgang rondom de salarisverwerking , de TWK, de afhandeling van betalingen en aangiftes, de verwerkingshistorie en de variabelen zijn onder deze menu-optie ondergebracht.
• Systeem
  Alle systeem instellingen en zoektabellen zijn hier te vinden. Dit menu onderdeel wordt behandeld in de (vervolg)cursus Polaris Beheer.
• Organisatie
  Inrichting van de volledige organisatiestructuur met de instellingen voor de salarismodule op administratieniveau. Gegevens met betrekking tot externe organisaties en het (eigen) wagenpark zijn hier ook opgenomen.
• Personeel
  Alle vaste en eenmalige personeelsgegevens en individuele salarisparameters. HR-en salarisgegevens zijn integraal onder deze menu-optie gegroepeerd.
• Beheer
  Aanmaken gebruikers en autorisatie-instellingen. Beheer van documentenkoppelingen. Ook dit onderdeel komt in de cursus Polaris Beheer aan de orde
• Startpagina
  De beschrijving hiervan vindt u in Startpagina.
• Afmelden en accountinformatie
  Bij het navigeren naar de knop Afmelden worden er vier opties zichtbaar.

De knoppenbalk

De knoppenbalk bevat diverse functionaliteiten. De beschrijving van de eerste 2 iconen vindt u in stamgegevens persoon en stamgegevens administratie.

Bestandenlader

Met deze lader kunt u meerdere bestanden tegelijk in het digitaal dossier laden. Deze worden geplaatst in het personeelsdossier van de geselecteerde medewerker. Indien een gebruiker schrijfrechten heeft op de Dossier pagina, heeft men in de knoppenbalk een icoon om de bestandenlader te openen. U kunt op twee manieren een of meer bestanden selecteren. Dit kan d.m.v. het verslepen van een bestand vanuit bijvoorbeeld de verkenner naar het vak ‘dossier’.

Ook kunt u een bestand dat u in uw systeem hebt klaargezet, hier inlezen door te klikken op te tekst ‘of klik hier’. Dan wordt er voor u een scherm geopend, waarmee u kunt navigeren naar het klaargezette bestand. Indien u meerdere bestanden tegelijk wilt uploaden kan dat ook.

Met de knop ‘Voeg bestanden toe’ kunt u meerdere bestanden selecteren. Met de knop Start upload worden de bestanden geladen. Per document ziet u rechts de status in beeld. Zodoende ziet u snel of het laden gelukt is. Per document moet worden bepaald bij welke persoon deze moet worden geplaatst. Hiervoor heeft u twee mogelijkheden:

1. U neemt het personeelsnummer op in de bestandsnaam. De eerste niet onderbroken cijferreeks wordt dan als persoonsnummer gebruikt. In dit geval kruist u ‘Persoonsnr. in bestandsnaam’ aan. Indien uw persoonsnummers niet uniek zijn per administratie, selecteer u de betreffende administratie.
2. U selecteert een of meerdere bestanden en geeft d.m.v. een selectie bij “administratie” en “persoon” aan bij wie dat bestand moet worden geplaatst.
   In beide gevallen kunt u de bestanden ook meteen zichtbaar maken in het Nova dossier van de medewerker, indien u gebruik maakt van Nova ESS/MSS, door de optie ‘Publiceer in nova?’ te kiezen.
   De bestanden worden batchgewijs ingelezen. Mocht u na inlezen de bestanden toch weer willen verwijderen, dan kunt u gebruik maken van de taak Mailmerge – Batch verwijderen. Het verwijderen van een bestandenbatch is gelijk aan het verwijderen van een mailmerge-batch.

Lijstgenerator

De beschrijving hiervan vindt u in Lijstgenerator

Snelkoppeling Nova

Indien u als gebruiker van Polaris ook een account heeft voor Polaris Nova kunt u met deze koppeling direct Nova openen. Nova wordt in een apart venster geopend, dat voor Polaris wordt weergegeven.
Door op het rode kruisje te klikken, keert u terug naar Polaris.

Snelkoppeling Proforma

Als u op een medewerker staat kunt u met deze knop, direct een profoma berekening maken, u vindt deze knop aan het einde van de balk.

Modus schakelaar

Met de Modus schakelaar kunt u schakelen tussen de normale- en de proforma omgeving.

Lijstscherm

Vanuit de bovenste schermhelft selecteert u het personeelslid dat u wilt muteren. Welke gegevens op dit lijstscherm getoond worden, bepaalt u als gebruiker zelf door op het blauwe plusteken rechts te klikken. Het is mogelijk om de sorteervolgorde van de kolommen aan te passen door de keuze aan te klikken. Per kolom kunt u vervolgens de primaire sortering aangeven. Uw voorgaande sortering wordt dan automatisch de secundaire schermsortering. Met de opties om de lijsten te vergroten of verkleinen kunt u bepalen hoeveel regels er tegelijk worden geladen in een scherm. Bij ‘reset alle instellingen’ worden deze weer naar de basis teruggebracht. Klikt u op het blauwe plusteken rechtsboven, dan kunt u de instellingen van de lijst resetten of u kunt een of meerdere kolommen toevoegen. Bovenstaande scherminstellingen zijn altijd gekoppeld aan uw persoonlijk profiel. Wanneer u opnieuw inlogt, zijn deze scherminstellingen onveranderd en komt u altijd binnen op de pagina van waaruit u Polaris heeft verlaten.

Zoekfunctie

Met de zoekfunctie kunt zowel op nummer als op naam zoeken. Wilt u specifiek op personeelsnummer of op naam willen zoeken, dan moet u gebruik maken van het = teken. In combinatie met een nummer zal deze alleen op personeelsnummer zoeken, in combinatie met een tekst zal deze alleen op naam zoeken. Naam of nummer moeten zonder spatie achter het = teken worden getypt. Als u een niet bestaande selectie invoert, krijgt u daarvan een melding. Als u binnen de selectie van een persoon de gegevens wilt openen, dient u op de desbetreffende regel te klikken.

Filterfunctie

In het lijstscherm worden altijd alle aanwezige gegevens getoond. Met een filter kunt u bepalen of u slechts één of meer administraties wilt zien. Ook kunt u er voor kiezen om uitsluitend actuele dienstverbanden te tonen. Op deze manier heeft u meer overzicht en navigeert u sneller. Ook de verschillende keuzemenu’s van de taken en rapportage voorloopschermen houden rekening met uw persoonlijke filterinstelling.

Een filter heeft geen invloed op de data, de gegevens op de overzichten. Door op de filterknop (links in het scherm) te klikken, opent het filterscherm. De rubrieken waarop gefilterd kan worden verschijnen. Indien er een beperkt aantal keuzes zijn, worden deze keuzes direct weergegeven. In het geval er veel opties zijn, zoals in onderstaand voorbeeld bij functie, verschijnt er een extra zoekvenster.

Vervolgens klikt u verschillende filteropties aan en navigeert u weer naar de lijst. De filterbalk sluit dan vanzelf en krijgt een groene kleur ten teken dat er een filter aan staat. De filterbalk kan, indien uw schermresolutie dit toelaat, ook vastgezet worden. Door op de punaise te klikken wordt de balk links in beeld vastgezet, en is daardoor altijd te benaderen. De rubrieken, waarvoor een filterfunctie beschikbaar is, verschijnen in beeld. Als u, zoals in het voorbeeld links, een functie aanklikt, verschijnen de bijbehorende filtermogelijkheden in beeld. Hier kunt u een of meer mogelijkheden selecteren. Het is ook mogelijk om meerdere functies tegelijk te selecteren. Zodra u een filter hebt geactiveerd, verandert de kleur van het filtericoontje van rood in groen.

Standaard is het actieve personeel zichtbaar plus de personen die het boekjaar in dienst zijn geweest, bij het filter dienstverband kunt u dat eventueel wijzigen. Indien u een bepaald selectie vaak gebruikt, kan het handig zijn om dit filter te bewaren. U kunt het filter opslaan door op het groene plusteken te klikken, waarna er een nieuw veldje daaronder verschijnt. Daarin kunt u een naam voor deze selectie opgeven. Nadat u daarna op het diskette-icoontje heeft geklikt, wordt deze naam bewaard en kunt u dit filter naar behoefte selecteren.

Chatfunctie

Polaris beschikt over een ingebouwde berichtenfunctie, waarmee gebruikers, door middel van pop-up berichten, geattendeerd kunnen worden dat er bijvoorbeeld een taak voor hen klaar staat of dat er inmiddels een salarisverwerking gereed is.

Bij het openen van deze functie is direct zichtbaar welke gebruikers ingelogd zijn. Naast het versturen van berichten naar andere gebruikers, blijft de belangrijkste functie van het chatkanaal de communicatie over gereedstaande verwerkingen. U hebt ook de mogelijkheid om een bericht te sturen naar meerdere gebruikers tegelijk. De chatfunctie kunt u d.m.v. de punaise vastzetten op een vaste positie rechts van de lijst.