Het afsluiten van verlof kan via de taak Verlof - Jaarafsluiting. De jaarafsluiting van de verlofrechten is afhankelijk of het verlofrecht is geclusterd of niet.
Voor geclusterd verlof is het van belang dat de verlofrechten pas worden afgesloten wanneer de houdbaarheid verloopt. Voor wettelijk verlof geldt dus vaak dat deze per 30-6-20XX word afgesloten indien dit verlofrecht is geclusterd.
Wil je de saldo's van de verlofrechten ieder jaar overzetten naar het verlofrecht van het nieuw jaar, dan maak je geen gebruik van clustering.
Via menu Systeem I HRM I Verlof zie je bij de optie 'verlofcluster?' of een verlofsoort is geclusterd en in welk cluster het verlof zit.
Voor beide vormen van verlof geldt, dat er ieder jaar een nieuwe jaarregel moet worden aangemaakt. Dit doe je via menu Systeem I HRM I Verlof op tabblad Verlofrecht. Klik op het 'plusteken' midden op de pagina. Er opent zich dan onderstaand venster. Deze nieuwe jaarregel moet ook aan de werknemers worden toegewezen. Dit kan collectief via de taak Verlof - Verlofrecht toekennen
Let op! Gelden er vastgestelde opnames voor het verlofrecht, vul deze dan in op tabblad 'Verlofrecht' van het betreffende verlofrecht, voordat je het verlofrecht toekent aan de medewerkers, zodat deze data meteen als opnames bij de medewerkers worden ingevoerd.
Jaarafsluiting voor geclusterd verlof: De verlofsaldo's van het vorig jaar blijven toegankelijk voor de medewerkers tot de ingevulde houdbaarheidsdatum.
Het systeem bepaald automatisch bij een verlofaanvraag van welk verlofsoort het saldo word afgetrokken op basis van de houdbaarheid.
Wanneer de houdbaarheid verloopt is het raadzaam om ook het verlofrecht af te sluiten. Wanneer het verlofrecht niet word afgesloten ondanks dat de houdbaarheid is verlopen, dan heeft de medewerker geen toegang meer tot het saldo (door de verlopen houdbaarheid), maar het saldo blijft voor de medewerker wel inzichtelijk in nova. Het is dus gebruikelijk om op 1 juli de verlofrecht regel van wettelijk verlof van het voorgaand jaar af te sluiten (omdat de houdbaarheid) verloopt. Deze afsluiting verloopt via de taak 'Verlof'- 'jaarafsluiting'. Voor bovenwettelijk verlof met een houdbaarheid van 5 jaar is dit echter pas na 5 jaar nodig. Omdat de houdbaarheid verloopt, is het overzetten van de saldo's niet noodzakelijk. Want na de afsluiting zijn de saldo's niet meer toegankelijk.
In Nova worden de medewerkers tijdig (automatisch) gesignaleerd op basis van de ingevulde houdbaarheidsdatum, dat hun verlofsaldo gaat verlopen.
Jaarafsluiting voor ongeclusterd verlof: Er kan na het aanmaken van de verlofrecht jaarregel voor het komende jaar en het toekennen van dit verlofrecht aan de medewerkers een jaarafsluiting plaatsvinden. Via de taak Verlof - Jaarafsluiting kun je de saldo's laten overzetten naar het komende jaar.
Wanneer je de jaarafsluiting draait, kies je in onderstaand scherm het betreffende verlofrecht. Let op! Je kiest bij 'Saldo boeken op' alleen een verlofrecht als het om een afwijkend verlofrecht gaat. Dus wanneer je de oude jaarregel afsluit van een verlofrecht wordt het saldo automatisch overgezet naar de nieuwe jaarregel.
Wil je het saldo niet overzetten naar het nieuwe jaar, dan kun je kiezen voor de optie Saldo vervalt? op 'Ja'.
Wil je de saldo's van de verlofrechten ieder jaar overzetten naar het verlofrecht van het nieuw jaar, dan maak je geen gebruik van clustering.
Via menu Systeem I HRM I Verlof zie je bij de optie 'verlofcluster?' of een verlofsoort is geclusterd en in welk cluster het verlof zit.
Deze nieuwe jaarregel moet ook aan de werknemers worden toegewezen. Dit kan collectief via de taak Verlof - Verlofrecht toekennen
Jaarafsluiting voor geclusterd verlof:
De verlofsaldo's van het vorig jaar blijven toegankelijk voor de medewerkers tot de ingevulde houdbaarheidsdatum.
Het is dus gebruikelijk om op 1 juli de verlofrecht regel van wettelijk verlof van het voorgaand jaar af te sluiten (omdat de houdbaarheid) verloopt. Deze afsluiting verloopt via de taak 'Verlof'- 'jaarafsluiting'. Voor bovenwettelijk verlof met een houdbaarheid van 5 jaar is dit echter pas na 5 jaar nodig.
Omdat de houdbaarheid verloopt, is het overzetten van de saldo's niet noodzakelijk. Want na de afsluiting zijn de saldo's niet meer toegankelijk.
In Nova worden de medewerkers tijdig (automatisch) gesignaleerd op basis van de ingevulde houdbaarheidsdatum, dat hun verlofsaldo gaat verlopen.
Jaarafsluiting voor ongeclusterd verlof:
Er kan na het aanmaken van de verlofrecht jaarregel voor het komende jaar en het toekennen van dit verlofrecht aan de medewerkers een jaarafsluiting plaatsvinden. Via de taak Verlof - Jaarafsluiting kun je de saldo's laten overzetten naar het komende jaar.
Wanneer je de jaarafsluiting draait, kies je in onderstaand scherm het betreffende verlofrecht. Let op! Je kiest bij 'Saldo boeken op' alleen een verlofrecht als het om een afwijkend verlofrecht gaat. Dus wanneer je de oude jaarregel afsluit van een verlofrecht wordt het saldo automatisch overgezet naar de nieuwe jaarregel.