Inhoudsopgave
- Algemeen
- Inloggen
- Startpagina
- Personalia
- Loonstroken
- Inbox
- Verlof
- Declaraties
- Competenties en beoordelingen
- Vacatures
- Smoelenboek (collega’s)
- Bezetting
- Verstrekkingen
- Tijdsregistratie
1. Algemeen
In deze handleiding zullen de diverse functionaliteiten van Nova worden beschreven. Een uitzondering hierop is de beschrijving van de uren- cq. tijdsregistratie en de planningsmodule. Dit zijn namelijk klant specifieke toepassingen en de beschrijving ervan verschilt dus per organisatie.
Nova is een online web portaal, waarmee je zelfstandig je eigen gegevens kunt raadplegen en mutaties aan de personeelsadministratie van je werkgever kunt doorgeven.
U logt in via een zogenaamde HTTPS-verbinding met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Alle data die over en weer worden verzonden zijn versleuteld en voor onbevoegden onleesbaar. Middels een autorisatie- en authenticatieprotocol krijgt alleen jij toegang tot jouw gegevens.
Voor het gebruik van Nova dien je over een computer met een internetverbinding en een gangbare webbrowser te beschikken. Het maakt niet uit of je een Windows, Apple of Linux computer gebruikt. Ook met een tablet of een smartphone kun je Nova gebruiken. Afhankelijk van het device dat je gebruikt, zal de weergave aangepast worden. Met een laptop zul je een andere weergave krijgen dan met de smartphone. Om de overzichten te kunnen opvragen, moet een PDF reader geïnstalleerd zijn.
2. Inloggen
Om in te loggen op het Nova portaal heb je van je werkgever een registratiemail ontvangen. Na het doorlopen van de stappen in deze email kun je in het vervolg inloggen via https://login.polarishrs.nl/inloggen, dan wel middels de specifiek voor jouw werkgever gegeneerde link.
Let op! Op korte termijn gaat de vormgeving van het inlogscherm veranderen
Als je bent ingelogd zie je de startpagina. Afhankelijk van de keuze van je werkgever is de vormgeving van de startpagina al dan niet in je eigen huisstijl weergegeven. Telkens wanneer je de pagina ververst of opnieuw inlogt, verandert de kleurstelling van de tegels.
2.1 Wachtwoord wijzigen
Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonlijk, houdt je inloggegevens dus geheim en geef deze niet af aan derden.
Kies een wachtwoord dat niet gemakkelijk te raden is. Om het gebruik van onveilige wachtwoorden te voorkomen dient het wachtwoord minimaal te bestaan uit 6 karakters (letters of cijfers) waarvan minimaal één niet alfa numeriek teken zoals: ( ) # ! $ , . * &
Indien je een wachtwoord opgeeft dat niet aan deze vereisten voldoet, verschijnt een melding en dien je het opnieuw te proberen.
2.2 Two-factor authenticatie
Aangezien Polaris persoonlijke informatie bevat is goede beveiliging belangrijk. Naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord kan voor een extra controle bij het inloggen worden gekozen, namelijk de 2-factor authenticatie. Vraag bij de beheerder of deze extra controle door je werkgever wordt gebruikt.
2.3 Wachtwoord wijzigen
Wanneer je onverhoopt je wachtwoord niet meer weet, dan kun je gebruik maken van ‘Wachtwoord vergeten?’.
Heb je dit aangeklikt, dan krijg je het volgende scherm:
Voer je e-mailadres in en je ontvangt per mail een nieuw wachtwoord.
2.4 Account geblokkeerd
Heb je vijf keer een fout wachtwoord ingevoerd, dan word je account geblokkeerd.
Gebruik de optie ‘Wachtwoord vergeten’ of neem contact op met je werkgever. Jouw werkgever kan je wachtwoord nooit achterhalen maar kan wel je account deblokkeren en een nieuw tijdelijke standaard wachtwoord aan je toekennen dan wel de registratiemail opnieuw versturen.
3. Startpagina
De volgende tegels zijn – afhankelijk van de keuzes van je werkgever - beschikbaar:
De startpagina geeft een overzicht van je gegevens en doorklik mogelijkheden naar de meest recente wijzigingen en/of openstaande acties. Daarnaast is het mogelijk om vanaf het startscherm enkele andere functies te starten:
Telkens wanneer je op het icoon achter de tekst klikt, wordt het gevraagde bericht of overzicht in pdf-formaat aangeboden.
In de diverse schermen van Nova kun je als volgt navigeren, selecteren, muteren:
Met de onderstaande knoppen navigeert je naar de verschillende functies, die overal in Polaris Nova gebruikt worden:
Rechts bovenin kun je jouw persoonlijke instellingen aanpassen.
Wanneer je op de foto klikt tref je enkele mogelijkheden aan:
Taalinstellingen: Je kunt de voorkeur voor je taal selecteren.
Wijzig afbeelding: hier krijg je middels het scherm rechts de keuze om een nieuwe foto te selecteren, indien jouw werkgever dat toestaat
Wijzig wachtwoord: Als je hiervoor kiest, kun je in het scherm hiernaast je wachtwoord wijzigen.
Bij gebruiker instellingen krijg je de mogelijkheid mutaties m.b.t. beveiliging in te voeren.
4. Personalia
In de tegel Personalia kan je jouw persoonlijke gegevens online inzien en mutaties aan je werkgever doorgeven.
Jouw opgegeven mutaties worden in een rode kleur getoond, totdat je werkgever deze uiteindelijk heeft doorgevoerd in de personeelsadministratie.
In onderstaand voorbeeld kun je de Identificaties registreren.
Indien je bijvoorbeeld een gescand of gefotografeerd rijbewijs wilt toevoegen, kun je dit doen door op het plus-teken naast ‘bestanden’ te klikken. Je kunt dan een bestand selecteren, en uploaden. Met de knop ‘wijziging’ kun je de informatie bij dat document bewerken, en met de knop ‘opvragen’ kun je het jpg-document inzien.
5. Loonstroken
Hier kan je jouw loonstrook raadplegen. Ook de loonstroken en jaaropgaven van voorgaande jaren zijn hier in te zien. Kies je voor een voorgaand jaar, dan zie je bovenaan de lijst je fiscale jaaropgave staan en daaronder alle stroken van dat boekjaar. Zie afbeelding hieronder.
Wanneer je een rood uitroepteken voor de periode ziet staan, betekent dit, dat je deze loonstrook nog niet eerder hebt ingezien. Als je op de perioderegel klikt, verschijnt jouw loonstrook in beeld. Je kunt door de strook scrollen. Indien je de loonstrook wilt opslaan, kun je met het icoon ‘download’ de strook opslaan. Met het icoon ‘variabelen’ kun je indien van toepassing het variabelenoverzicht opvragen.
Salarisspecificaties worden bij het aanklikken als PDF-bestand in de huisstijl van je werkgever getoond. Je kunt deze desgewenst zelf opslaan op je computer. In principe is afdrukken niet nodig, omdat de stroken, gedurende het dienstverband, altijd zichtbaar blijven in Nova.
6. Inbox
Wanneer je op de Inbox tegel klikt, verschijnt onderstaand scherm.
In het rechter gedeelte van het scherm, kun je – indien beschikbaar gesteld door je werkgever - sjablonen genereren door middel van mailmerge. Je eigen gegevens worden samengevoegd in standaard brieven en beschikbaar gesteld door de werkgever.
Aan de rechterzijde kunnen diverse berichten staan. Dit kunnen berichten zijn van algemene aard gepubliceerd door de HR afdeling of bijvoorbeeld berichten opgesteld door een leidinggevende en bedoeld voor een specifieke doelgroep binnen de organisatie. Deze berichten kunnen onder meerdere rubrieken worden ingedeeld. Als je op een rubriek klikt, zoals in bovenstaand voorbeeld bij ’berichten’ is gedaan, tref je een of meerdere mededeling of documenten aan. Zolang je het bericht nog niet hebt gelezen, staat een rood uitroepteken achter het bericht.
De indeling van bovenstaand scherm (Berichten) is een voorbeeld, je werkgever kan dit naar eigen wens inrichten.
De ongelezen berichten zijn niet alleen inzichtelijk onder de tegel Inbox, maar ook op de startpagina bij “Ongelezen berichten”. Heeft de maker van het bericht een herinnering e-mail geactiveerd, dan zal je na verloop van tijd, een e-mail ontvangen, met het verzoek, alsnog het bericht te lezen.
7. Verlof
Wanneer je op de tegel ‘Verlof’ klikt, krijg je onderstaand scherm te zien.
Links zie je het actuele saldo en de jaaroverzichten. Als je op de verlofoverzichten klikt, wordt er een pdf-bestand gegenereerd, waarop je al je verwerkte verlof kunt raadplegen. Het meest actuele verlofsaldo tref je linksonder aan.
Indien je een verlofaanvraag wilt indienen, kun je dat aangeven met het icoon:
Als je daarop klikt, krijg je onderstaand scherm te zien.
In dit scherm kun je verlof aanvragen. Je selecteert hier de periode en het soort verlof en geeft eventueel een toelichting voor je leidinggevende.
Nadat je dit hebt aangevraagd, wordt er een accorderingsverzoek naar je leidinggevende gestuurd.
Op het verlofscherm kun je de status van de verlofaanvraag volgen. Het aangevraagde verlof heeft nu de status ‘Accorderen door manager’, dit is te zien aan het gele ü symbool. Nadat het verlof door alle partijen is geaccordeerd, zal dit in Polaris worden doorgevoerd en het saldo worden aangepast.
Wanneer je jouw verlofaanvraag wilt intrekken of wijzigen, klik je rechts bovenaan op het ‘prullenbak-symbool’.
Hier wordt je gevraagd of je de geaccordeerde aanvraag inderdaad in wilt trekken. Na bevestiging verschijnt het blauwe ü symbool. Het verzoek om het de verlofaanvraag in te trekken, moet nu nog worden geaccordeerd. Na het indienen van dit verzoek kun je eventueel wel al direct een nieuwe verlofaanvraag indienen.
Mocht het saldo van je verlof bij de aanvraag niet meer toereikend zijn, dan krijg je daar melding van. Ondanks het negatieve saldo, kan in sommige situaties de verlofaanvraag wel worden doorgevoerd. Je krijgt tevens ruim van te voren melding als de einddatum van de houdbaarheid van een verlofsoort nadert. Na accordering is je verlof bijgewerkt in de verlofkaart.
Heeft je werkgever de optie gegeven om TvT uren in te vullen>
8. Declaraties
Het is mogelijk om met Nova je declaraties in te dienen. Net zoals bij het verlof, kun je hier door middel van het icoon met het plus-teken een nieuwe declaratie indienen en vervolgens de status met gekleurde symbolen volgen.
In ‘Type’ maak je een keuze voor het soort declaratie.
Bij ‘Waarde’ vul je het bedrag inclusief de BTW in.
Bij ‘BTW’ voer je het totale BTW-bedrag in, zodat
uw werkgever deze kan verrekenen met de belasting-
aangifte.
Daarnaast is ruimte voor een toelichting en in sommige gevallen dient een project te worden geselecteerd.
Nadat je alle gegevens hebt ingevuld en opgeslagen krijg je onderstaande te zien.
Bij ‘bestanden’ krijg je de mogelijkheid om de gescande of gefotografeerde rekening bij te voegen. Het kan mogelijk zijn dat bij bepaalde soorten declaraties een bijlage verplicht is gesteld om te bij voegen. Je krijgt hiervan dan melding zodra een nieuwe declaratie is aangevraagd. Pas op het moment dat vervolgens een bijlage wordt bijgevoegd, is de declaratie definitief ingediend.
9. Competenties en beoordelingen
Onder de tegel ‘Competenties’ vind je registraties van beoordelingen, cursussen, keuringen, opleidingen, ervaring en instructies.
Het is mogelijk om behaalde competenties in te voeren of aan te vullen. Dit kunnen competenties zijn van verschillende aard zoals vooropleidingen, gevolgde cursussen, werkinstructies, keuringen en ervaringen. Per ingevoerde competentie zijn de beschikbare details in het scherm rechts zichtbaar. Ook kan hier het bijbehorende certificaat of diploma worden opgevraagd dan wel toegevoegd worden.
10. Vacatures
In de tegel ‘Vacatures’ worden de interne vacatures gepubliceerd. Aan de linkerkant staat de lijst met vacatures. Wanneer je op een vacature klikt, dan verschijnt aan de rechterkant van het scherm de details van de vacature.
Wilt je jouw interesse in de vacature kenbaar maken, klik dan op “Solliciteer op deze vacature”. Onderstaand scherm zal dan verschijnen.
Nadat je jouw sollicitatie hebt opgeslagen is het mogelijk om vervolgens bestanden toe te voegen via “Bestanden”, zoals bijvoorbeeld het CV.
11. Smoelenboek (collega's)
De tegel ‘Smoelenboek’ scherm stelt je in staat om collega’s te raadplegen.
Het is mogelijk om in het zoekscherm specifiek naar een collega te zoeken.
Op naam zoeken is niet noodzakelijk; zoeken kan op alle beschikbare gegevens.
In onderstaand voorbeeld levert de zoekterm “Uitvoerder” drie personen op.
12. Bezetting
Indien je op de tegel ‘Bezetting’ klikt, tref je het bezettingsoverzicht aan van alle of een deel van de collega’s, afhankelijk van de autorisatie.
In bovenstaand overzicht is er voor gekozen om enkel inzichtelijk te maken wie er aan- en afwezig is. Afhankelijk van de keuzes van je werkgever kan er ook voor gekozen worden om verlof, ziekte en eventuele verlofsoorten inzichtelijk te maken.
13. Verstrekkingen
Onder de tegel ‘Verstrekkingen’ vind je registraties van de aan jouw beschikbaar gestelde verstrekkingen.
Daarnaast is het – afhankelijk van de inrichting van je werkgever – mogelijk om via de tegel verstrekkingen aan te vragen. Hiervoor klik je op Nieuwe verstrekking. Op het moment dat de verstrekking wordt gekozen, zal (indien aanwezig) de bijbehorende foto en maatvoering worden opgepakt.
De aanvraag gaat vervolgens ter accordering naar je manager.
14. Tijdsregistratie
Afhankelijk van de keuze hoe de uren worden verwerkt binnen jullie organisatie, volgt de inrichting van de uren / tijdsregistratie. We onderscheiden deze twee, omdat het bij urenregistratie gaat om ‘’zelf uren registreren’’ en met tijdsregistratie zie je kloktijden binnen komen in Nova. Indien er gebruik wordt gemaakt van Nova klok of een externe klok, worden er tijden weergegeven achter de tegel ‘’Tijdsregistratie’’. Indien er gebruik wordt gemaakt van urenregistratie, wordt hieronder een voorbeeld gegeven:
Indien je zelf de uren dient te schrijven, dien je dit wellicht enkel op ‘’activiteit’’ of project te boeken. Bovenstaande afbeelding is enkel een voorbeeld hoe de uren eventueel worden geboekt in Nova. Voor een uitgebreide toelichting m.b.t. je uren schrijven in Nova kun je terecht bij je organisatie.
Belangrijk om je uren per week te fiatteren. Je ziet hieronder weergegeven wat het rooster is van deze medewerker:
De medewerker heeft een rooster van 32 uur en momenteel zijn er nog 00,00 uren gefiatteerd.
De kleuren geven het volgende aan:
Zwart à dit is normaliter de vrije dag van de medewerker
Groen à de uren zijn correct ingevuld aan de hand van het rooster
Oranje à de uren zijn nog niet volledig ingevuld, er ontbreken nog uren aan de hand van het rooster
Rood à er zijn nog helemaal geen uren ingevuld voor deze dag
Indien je de uren gaat fiatteren, selecteer je de uren en kun je vervolgens kiezen om deze te fiatteren:
De eerste optie geeft aan ‘’fiatteer geselecteerde uren’’. Dit gaat dan vervolgens naar de manager ter goedkeuring.
De-fiatteer geselecteerde uren kies je indien er nog zaken aangepast dienen te worden.
Verwijder geselecteerde uren kiest je indien er een foutieve invoer is gedaan en je deze wilt verwijderen.
De optie ‘’Kopieer de voorgaande week’’ kan efficiënt zijn indien je eenzelfde soort week hebt gedraaid als de week daarvoor.
Bij ‘’Kopieer eenheden voorgaande week’’ worden de ‘locaties’ gekopieerd indien deze beschikbaar worden gesteld binnen je Nova omgeving.