In de handleiding ‘Competenties’ vind je een uitgebreide omschrijving hoe je cursussen (maar ook andere types competenties) aanmaakt.

Voordat er sessies worden aangemaakt, is het wellicht wenselijk de eventuele locaties (instellingen) hieraan te koppelen. Een nieuwe instelling kan worden aangemaakt onder Systeem | HRM | Instelling. Het adres wat hier wordt ingevoerd, zal getoond worden zodra de instelling is gekoppeld aan een sessie waarvoor medewerkers zich kunnen inschrijven.

Het kan efficiënt zijn om de meeste (al bekende) locaties hier toe te voegen, waardoor deze stap in de toekomst overgeslagen kan worden.

Er kunnen sessies binnen een cursus worden aangemaakt onder Systeem | HRM | Competentie | Sessie. Vul hier alle informatie in welke benodigd is.

Als er meerdere sessies zijn (waar bijvoorbeeld de medewerker uit dienst te kiezen), dan dienen er meerdere regels aangemaakt te worden. Indien het een meerdaagse cursus betreft, dan dienen er binnen de detailgegevens van een sessie alle dagen ingevoerd te worden.  

Welke medewerkers de mogelijkheid krijgen tot inschrijven voor sessies, kan op sessie niveau worden bepaald door onderstaande instelling. Zo kan iedereen zich op een cursus inschrijven, maar bijvoorbeeld ook alleen medewerkers waar de betreffende cursus aan gekoppeld is. 

1. Open inschrijving: Indien je deze optie kiest, wordt de cursus voor iedereen in Nova zichtbaar.
2. Toegekende maar niet gestarte competenties: Deze optie kies je indien je een sessie wilt starten voor medewerkers waarbij de cursus is gekoppeld aan de medewerker. Dit is de meest gebruikte instelling.
3. Verlopen competenties: Deze optie kies je bij cursussen zoals BHV, omdat deze een beperkte geldigheidsdatum hebben en de competentie (cursus) al eerder is gekoppeld aan deze medewerkers. Nova toont de cursus in dit geval dus niet bij ‘nieuwe’ BHV’ers.

Na het selecteren van deze optie, kunnen de betreffende medewerkers zichzelf inschrijven op de openstaande sessie(s) van de cursus via Nova. Hiervoor verschijnt een extra tegel ‘Actueel scholingsaanbod’. Deze tegel verdwijnt weer op het moment dat er geen aanbod is.

Door op de cursus te klikken, ziet de medewerker het volgende scherm om zichzelf in te schrijven voor een sessie.

Nadat een medewerker is ingeschreven via Nova, krijgt de beheerder die recht heeft inschrijvingen te accorderen hier de volgende melding van in Polaris:

Op het moment dat de inschrijving wordt goedgekeurd, wordt de inschrijving automatisch gekoppeld en ingevuld bij de cursus van de medewerker:

Tevens is er dat moment de presentielijst te openen via de link onder de sessie zelf. Deze link kan gedeeld worden de leraar / cursusleider, zodat diegene kan aangeven wie er wel of niet bij de cursus aanwezig is geweest. Daarnaast is het mogelijk om een resultaat toe te kennen en aan te geven of een eventueel diploma is behaald.

Via de link opent de volgende pagina:

In dit voorbeeld heeft één medewerker zich ingeschreven.