Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet je dit op een aantal plaatsen in Polaris
vullen.

Controleer voordat je de taak 'Medewerker uitdienst' doorloopt of er nog verlofopnames openstaan na de uitdienstdatum, die verwijderd mogen worden. Deze worden namelijk niet automatisch afgesloten in de taak. Je vindt deze via menu Personeel I Verlof I op tabblad 'Opname'. Je kunt de betreffende opnames met het kruisje verwijderen.  

De datum uit dienst moet worden gevuld bij Personeel |Dienstverband | Dienstverband. Wanneer je hier een datum invult, wordt de taak 'Medewerker uit dienst' opgestart. Deze taak kan direct worden uitgevoerd of er kan een herinnering worden aangemaakt om de taak later uit te voeren.

Sinds 01-01-2020 is het ook verplicht de Reden einde arbeidsverhouding op te geven in de aangifte loonheffing. De Reden einde arbeidsverhouding vul je in bij Personeel – Dienstverband - Dienstverband. (in Polaris versie 4 staat er reden einde arbeidsovereenkomst, in Polaris versie 5 staat er reden einde arbeidsverhouding)

Nabetalingen kunnen nog worden gedaan, als er nog geen datum uit dienst staat bij Personeel | Dienstverband | Stamgegevens | Algemeen | Tot en met:

De tweede plaats waar de datum ingevuld moet worden is bij Personeel | Stamgegevens | Algemeen. Deze positie bepaald of een medewerker wordt toegevoegd aan de volgende loonverwerking. Is het veld blanco, dan wordt de medewerker toegevoegd. Staat er een datum ingevuld, dan zorgt de datum ervoor dat het dienstverband wordt afgerekend en dat de medewerker niet gekoppeld wordt aan de volgende loonverwerking.

Als je in de Stamgegevens een andere datum invult dan bij Dienstverband dan overschrijft Polaris de datum in Dienstverband met de einddatum uit de Stamgegevens.

De einddatum in Dienstverband overschrijft  ook de eventueel handmatig ingevoerde einddatum in de tabbladen bij Dienstverband: Rooster, Componenten en Organisatie.

Uit dienst APG 

Wordt er pensioen aangeleverd aan APG dan moet er altijd een datum uit dienst gevuld worden in Personeel I Stamgegevens I Instantie I Tot en met. Tevens moet de reden einde dvb gevuld worden.  Wordt deze datum na de laatste loonverwerking ingevuld, dan moet er een TWK aangemaakt worden. De datum uit dienst moet bij APG altijd vermeld staan in de laatste periode van het dienstverband. 

Wordt er na de datum uit dienst alleen vakantiegeld afgerekend, dan hoeft het pensioenfonds dit niet te weten. Dit is al eerder meegenomen in de berekening.  

Worden er ook nog vakantieuren afgerekend, dan kan het beste een TWK worden uitgevoerd, zodat deze uren in het dienstverband worden meegenomen. 

Uit dienst pensioenfonds met een UPA aanlevering.

De einddatum die meegegeven wordt in de UPA is de datum die wordt gevuld bij Personeel | Dienstverband | Dienstverband | Datum uit dienst:

Het tabblad Personeel | Dienstverband | Stamgegevens | Instantie heeft geen andere invloed op de UPA  dan het initiëren van UPA-berichten.

Afsluiting

Zolang een medewerker niet volledig is afgesloten, blijft deze medewerker zichtbaar op de beschikbare rapporten en op een tegel in Nova.

Instelling Novarol medewerker uit dienst
Nova blijft alleen beschikbaar voor de loonstroken en jaaropgaves