Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet dit op meerdere plekken in Polaris worden vastgelegd.

Controle verlofopnames
Controleer eerst of er nog verlofopnames openstaan, na de datum uit dienst. Deze verlofopnames worden niet automatisch afgesloten via de taak. Je vindt de verlofopnames via Personeel > Verlof > tabblad Opname. Opnames die niet meer nodig zijn, kun je verwijderen met het kruisje.


Uit dienst melden
De eerste stap is het invullen van de datum uit dienst via Personeel > Dienstverband > Dienstverband. Pas nadat deze datum is ingevuld, kan de taak ‘Medewerker uit dienst’ worden gestart.

Deze taak kan direct worden uitgevoerd. Je kunt er ook voor kiezen om een herinnering aan te maken, zodat de taak op een later moment wordt uitgevoerd.

Het veld “Reden einde arbeidsverhouding” is verplicht. Dit veld vul je in via Personeel > Dienstverband > Dienstverband. Als dit veld niet is ingevuld, kan dit leiden tot fouten in de loonaangifte.

Het veld “Reden uit dienst” is niet verplicht. Dit veld kan eventueel worden ingevuld als dit gewenst is.


Stamgegevens afsluiten
Nadat de medewerker volledig is afgerekend en niet meer aan een verloning gekoppeld hoeft te worden, kun je de stamgegevens afsluiten. Let op: nabetalingen kunnen alleen nog worden gedaan zolang de stamgegevens nog niet zijn afgesloten.

Je sluit de stamgegevens af door de datum uit dienst in te vullen via Personeel > Stamgegevens > Algemeen, in het veld “Tot en met”.
 

Afwijkende datum
Vul je bij de stamgegevens een andere einddatum in dan bij het dienstverband? Dan overschrijft Polaris de datum bij het dienstverband met de einddatum uit de stamgegevens.


Uit dienst APG
Wordt er een pensioenaanlevering gedaan aan APG? Dan moet er altijd een datum uit dienst worden ingevuld via Personeel > Stamgegevens > Instantie, in het veld “Tot en met”. Ook moet de reden einde dienstverband worden ingevuld.

Als deze datum pas na de laatste loonverwerking wordt ingevuld, moet er een TWK worden aangemaakt. De datum uit dienst moet bij APG altijd in de laatste periode van het dienstverband staan.

Wordt na de datum uit dienst alleen het vakantiegeld afgerekend? Dan hoeft dit niet opnieuw aan het pensioenfonds te worden doorgegeven. Dit is namelijk al meegenomen in de berekening van de pensioengrondslag.

Worden er na de doorgegeven datum uit dienst nog vakantie-uren afgerekend? Dan kan het beste een TWK worden uitgevoerd. Op die manier worden die uren ook doorgegeven.

Uit dienst pensioenfonds met een UPA-aanlevering
De einddatum die wordt meegegeven in de UPA, is de datum die is ingevuld via Personeel > Dienstverband > Dienstverband, in het veld “Datum uit dienst”.

Het tabblad Personeel > Dienstverband > Stamgegevens > Instantie heeft geen andere invloed op de UPA dan het starten van UPA-berichten.

Afsluiting
Zolang een medewerker niet volledig is afgesloten, blijft deze medewerker zichtbaar op de beschikbare rapporten en op een tegel in Nova.

Instelling Novarol medewerker uit dienst
Nova blijft alleen beschikbaar voor loonstroken en jaaropgaven.

In de andere tabbladen hoeven geen aanpassingen te worden verwerkt.