Eindejaar release
Dit zijn de voorlaatste releasenotes van dit jaar. De eindejaar release met alle wettelijke wijzigingen voor 2024 wordt volgende week uitgebracht.
Rapportage “Werkgeversverklaring”
Vanaf 2024 neemt de Stichting Waarborgfonds Eigen Woning een deel van het IKB-budget mee bij het berekenen van de maximale hypotheek. Om dit mogelijk te maken is er ook een nieuwe versie van de werkgeversverklaring gemaakt. De nieuwe NHG-werkgeversverklaring, versie 2024-1, is aan Polaris toegevoegd. Deze is geldig vanaf 1 november 2023 en verplicht vanaf 1 januari 2024 – ook voor hypotheken zonder NHG. Het structureel flexibel budget (vrij besteedbaar en alleen geldelijk uit te keren) kan gevuld worden middels het nieuwe invoerveld “Flexibel budget” in het voorloopscherm van de werkgeversverklaring.
Rapportage “Verwerkingshistorie leaseauto”
De weergave van de “code reden geen bijtelling” in dit rapport is verbeterd.
Rapportage “Reserveringen per medewerker”
Aan het rapport “Reserveringen per medewerker” is aan de ‘Excel zonder opmaak’ variant de uitdienstdatum van de medewerker toegevoegd.
Startscherm | Chat
Er is een verbetering aangebracht in het startscherm onder het kopje Chat. Er wordt nu onderscheid gemaakt tussen berichten en (import)bestanden. In beide situaties zijn de meldingen nu 30 dagen zichtbaar.
Werkgebonden mobiliteit
Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn per 1 juli 2024 verplicht om jaarlijks te rapporteren over de CO2-uitstoot die wordt veroorzaakt door woon-werkverkeer en zakelijke gereisde kilometers.
Declaraties
Om dit mogelijk te maken zijn een aantal aanpassingen in Polaris doorgevoerd.
Bij de inrichting van de declaraties onder Systeem|Salaris|Declaratie is een extra veld ‘Soort mobiliteit’ toegevoegd. Daarbij kan gekozen worden voor zakelijke kilometers of openbaar vervoer.
Op het moment dat er gekozen wordt voor zakelijke kilometers, dient bij de declaratie het vervoersmiddel te worden geselecteerd. Hierbij is de keuze uit: auto, motorfiets, bromfiets/scooter, (e)fiets en lopen. Standaard zal de auto geselecteerd staan.
Na het invoeren van het vervoersmiddel zal bij auto, motorfiets en bromfiets/scooter een tweede veld voor de brandstofsoort verschijnen. Voor het vervoersmiddel auto kan gekozen worden uit de brandstofsoorten: Diesel, Benzine, Plug-in hybride, 100% elektrisch, LPG, Aardgas/CNG, Bio-CNG, E85, HVO20/HVO 30 en HVO 100. Bij een Motorfiets en Bromfiets/Scooter kan gekozen worden voor Benzine en Elektrisch. Bij alle vervoersmiddelen zal standaard benzine weer gegeven worden.
App
De invoer van declaraties via de app zal in januari 2024 voorzien worden van de mogelijkheid om vervoersmiddel en soort brandstof in te voeren.
Rapportages
De informatie die op deze manier wordt verzameld, wordt in een overzichtelijk rapport gegoten waarmee je na afloop van het jaar gemakkelijk je gegevens kunt indienen bij de RVO.
Via de release notes word je geïnformeerd wanneer dit nieuwe rapport beschikbaar is. Dit rapport zal als een optionele module worden aangeboden.
Woon-werkverkeer
Vaak wordt er geen (volledige) administratie van het woon-werkverkeer van alle medewerkers bijgehouden. Daarom mag je hiervoor een enquête houden onder je medewerkers. In het kennisdocument van het Ministerie I&W vind je hierover een uitgebreide beschrijving.
Via BCS Benefits hebben wij zo’n enquête tool beschikbaar. Interesse? Neem dan contact op met je relatiebeheerder.
Wachtwoord sterkte
De eisen die gesteld worden aan een wachtwoord zijn aangescherpt. De lengte van het wachtwoord moet nu minimaal 12 tekens zijn, waarvan 1 hoofdletter,1 kleine letter, 1 cijfer en 1 leesteken. De mogelijkheid om in Polaris onder accountinstellingen het wachtwoord aan te passen, is vervangen door de button ‘Email versturen’. Middels de mail kan een nieuw wachtwoord worden ingesteld.
Verlof uitbetalen in de taak “Medewerker uit dienst”
Via de taak “Medewerker uit dienst” kan een eventueel openstaand verlofsaldo bij uitdiensttreding uitbetaald worden. Voor het bepalen van het saldo werd echter altijd uitgegaan van de verloffactor op basis van alle dienstverbanden. In de taak kan nu aangegeven worden welke berekeningssystematiek gehanteerd moet worden. Deze sluit aan bij de knoppen ‘actueel dienstverband’ en ‘alle dienstverbanden’ onder Personeel|Verlof|Rechten. Wanneer gekozen wordt voor ‘op basis van rooster’ zal er gekeken worden of er tussen de dienstverbanden een gat zit. Als dit het geval is dan zal de verloffactor op basis van het actuele dienstverband berekend worden, anders op basis van alle dienstverbanden. Hierdoor kan o.a. bij medewerkers die eerst als uitzendkracht werkzaam zijn geweest ook de juiste verloffactor berekend worden.
Jaaropgave zichtbaar maken
De jaaropgave wordt standaard zichtbaar op het moment dat de jaarwissel is uitgevoerd. In sommige situatie is het echter wenselijk dat de jaaropgave nog niet getoond wordt. Onder Organisatie|Administratie|Details kan dit nu worden aangegeven.