Rapportage “Werkgebonden Mobiliteit”

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn per 1 juli 2024 verplicht om jaarlijks te rapporteren over de CO2-uitstoot die wordt veroorzaakt door woon-werkverkeer en zakelijke gereisde kilometers. In de release van 18 december 2023 en 30 januari 2024 is uitgelegd hoe dit voor de zakelijke declaraties in Polaris ingericht kan worden.

Via het rapport “Werkgebonden mobiliteit” is een overzicht van de declaraties op te vragen waarbij de soort mobiliteit is ingevoerd onder Systeem|Salaris|Declaratie. Het rapport is terug te vinden onder het kopje “Verwerkingshistorie en analytische overzichten”.

Gelet op de periode waarover gerapporteerd moet worden, is ervoor gekozen om er een HR-rapportage van te maken met een datum vanaf en datum t/m. Hierbij wordt gekeken naar de datum die bij de declaratie is ingegeven.

Het rapport zal per soort mobiliteit een overzicht geven van de kilometers/kosten die gemaakt zijn. Bij de soort ‘zakelijke kilometers’ zal een uitsplitsing worden gemaakt naar vervoersmiddel en brandstof.

Op het moment dat er in het voorloopscherm gekozen is voor “Uitsplitsen per persoon” wordt op persoonsniveau op datum inzichtelijk gemaakt hoeveel kilometers/kosten er gemaakt zijn.

Voor de weergave van de kilometers/kosten is de inrichting van de invoerwaarde van het achterliggende looncomponent van belang.

Kilometers:

• Invoerwaarde eenheden: de gedeclareerde waarde wordt opgepakt, ervan uitgaande dat er kilometers gedeclareerd worden.
• Bij de soort mobiliteit “Openbaar vervoer” worden geen kilometers weergegeven.

Kosten:

• Invoerwaarde bedrag: de gedeclareerde waarde wordt opgepakt, ervan uitgaande dat er kosten gedeclareerd worden.
• Bij de soort mobiliteit “Zakelijke kilometers” wordt het aantal kilometers vermenigvuldigd met het bedrag per km wat uitbetaald wordt (ervan uitgaande dat het bedrag per km vastgelegd is bij het component onder het tabblad Waarde).  

Voor de juiste vulling van de kolommen is het dus van belang dat de declaraties ingevoerd worden in de eenheid zoals deze is aangegeven bij het component en dat de invoeromschrijving past bij die registratie. Een registratie-eenheid "Bedrag" en invoeromschrijving "km" zal tot een onjuiste weergave leiden.

Let op! Om gebruik te kunnen maken van dit rapport moet deze bij Beheer|Rol|Rapporten geautoriseerd worden voor de gewenste Polaris rollen.