Er zijn verschillende regelingen om aan de medewerker een fiets te verstrekken of ter beschikking te stellen. In dit document wordt ingegaan op de verschillende wijze waarop dit in de loonadministratie kan worden verwerkt.

We maken onderscheid in de volgende opties voor alle soorten fietsregelingen:

• De medewerker schaft een fiets aan en de rekening wordt door de werkgever betaald
• De medewerker schaft een fiets aan, de werkgever betaalt de rekening en de rekening wordt middels een lening terugbetaald aan de werkgever
• De medewerker schaft een fiets aan, de werkgever betaalt de rekening en de rekening wordt middels uitruil aan de werkgever terugbetaald

We maken onderscheid in de volgende opties voor (elektrische) fietsen en speed-pedelecs:

• De werkgever koopt een fiets en de medewerker leaset de fiets
• De werkgever leaset een fiets

De laatste twee regelingen noemen we de ‘leasefietsregeling’. Verderop wordt meer uitleg gegeven over de wijzen waarop dit in de loonadministratie kan worden verwerkt.

Stroomschema fietsregelingen
 

Leasefietsregeling
Per 1 januari 2020 is de fiscale regeling voor de ‘fiets van de zaak’ veranderd. Het wordt voor werkgevers makkelijker om hun medewerkers te laten profiteren van een fiets van de zaak. Ondernemers (bijvoorbeeld kleine ondernemers en zzp’ers) kunnen ook zelf gebruik maken van de regeling.

Fiets van de zaak: hoe werkt het?
De regeling fiets van de zaak maakt het mogelijk om een (elektrische) fiets of een speed-pedelec te gebruiken voor woon-werkverkeer. De medewerker hoeft dan niet zelf een fiets te kopen en mag de fiets van de zaak fiscaal gezien onbeperkt privé gebruiken. Dus ook voor een fietstochtje, de boodschappen of het wegbrengen van de kinderen.

Wat kost een fiets van de zaak?
De werkgever betaalt de fiets en meestal ook de kosten voor onderhoud en reparatie. Wel krijgt de medewerker te maken met een bijtelling bij het salaris. Uiteindelijk betaalt de medewerker daardoor enkele euro’s per maand extra belasting.

Hoe werkt de bijtelling?
Wie een fiets van de zaak privé gebruikt, heeft daar voordeel van. Over de waarde van dit voordeel (de bijtelling) betaalt hij of zij loonbelasting. De bijtelling is 7% over de consumentenadviesprijs van de fiets en accessoires (inclusief btw) per jaar. De werkgever telt dit bedrag op bij het salaris.
Hierover betaalt de medewerker dan maandelijks belasting.

Eigen bijdrage
De werkgever kan de medewerker om een maandelijkse eigen bijdrage vragen. Dit bedrag gaat dan van de bijtelling af. De bijtelling kan echter nooit negatief worden. De medewerker ziet dit terug op de loonstrook.

Werkgever vergoedt soms bijtelling
De werkgever mag er ook voor kiezen de bijtelling voor zijn rekening te nemen. Dat kan door gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. In dat geval hoeft de medewerker helemaal geen belasting te betalen.

Geen of minder reiskostenvergoeding
Maakt de medewerker gebruik van een fiets van de zaak? Dan kan het zijn dat hij of zij bepaalde reiskostenvergoedingen niet meer krijgt van de werkgever. Bijvoorbeeld een kilometervergoeding. Daar staat tegenover dat de medewerker ook minder of geen reiskosten meer maakt. De werkgever bepaalt welke reiskosten al dan niet vergoed worden.

De fiets van de zaak wordt niet privé gebruikt, moet er dan toch bijtelling worden betaald?
Ja, voor de fiets van de zaak maakt het niet uit of je de fiets zakelijk (inclusief woon-werkverkeer) gebruikt of privé. Daarom geldt de bijtelling altijd. Dit is anders dan bij de auto van de zaak.

Welke vervoersmiddelen gelden als ‘fiets van de zaak’?
Voor de regeling wordt onder een fiets verstaan: een fiets die door spierkracht wordt aangedreven, eventueel met een hulpmotor.

Wel een fiets van de zaak:

• (elektrische) fiets
• speed-pedelec Geen fiets van de zaak:
• brommer
• scooter

Een (elektrische) fiets van de zaak. Wie betaalt de kosten voor het thuis opladen van de accu?

• Als de elektriciteitskosten door de medewerker rechtstreeks betaalt worden aan de energieleverancier, dan kunnen deze niet afgetrokken worden
• Maar: een werkgever kan de elektriciteitskosten wel onbelast vergoeden (intermediaire kosten)

Wat kost de fiets van de zaak mij als werkgever? 
U kunt ervoor kiezen om zelf fietsen aan te schaffen of fietsen te leasen via een leasemaatschappij.

·        Zelf kopen

In dit geval betaalt u als werkgever zelf de aanschaf van de fiets. Daar kunnen de kosten voor onderhoud, reparatie, verzekeringen en het opladen van elektrische fietsen nog bijkomen. Dit hangt af van de afspraken die u maakt met uw medewerkers. De kosten die u maakt voor de fiets, kunt u aftrekken van de winstbelasting.

·        Leasen

U kunt er ook voor kiezen om fietsen te leasen via een leasemaatschappij. U betaalt dan maandelijks een leasebedrag waar alle kosten in zijn verwerkt. Deze kosten kunt u aftrekken van de winstbelasting.
 

Werkwijze fietsleaseregeling in Polaris

Methode 1: De medewerker krijgt de beschikking over een leasefiets die door de werkgever wordt betaald, de medewerker heeft alleen de bijtelling, de zogenaamde verstrekking van de fiets.

• Aanmaken looncomponent ‘Fiscale bijtelling fiets van de zaak’
  (eenmalig bij de start van de regeling)

Via Systeem > Salaris > Component maak je via het plusje het component aan. Kies voor een looncodenummer in de 4000 serie. 

De soort verstrekking moet worden aangemaakt via Systeem > HRM > Verstrekking (eenmalig bij de start van de regeling).

Op het tweede tabblad ‘artikel’ kun je de fietsen opgeven.  
Zodra er een medewerker gekoppeld is aan een fiets is dit ook zichtbaar in het tabblad ‘artikel’.

Via Personeel > Verstrekking leg je de gegevens vast welke fiets deze medewerker verstrekt heeft gekregen.

Op basis hiervan wordt de bijtelling op de strook verwerkt.

Methode 2: De medewerker krijgt de beschikking over een leasefiets die door de werkgever wordt betaald, de medewerker heeft alleen de bijtelling met een gedeeltelijke eigen bijdrage

• Looncomponent bijtelling fiets van de zaak koppelen bij de medewerker en de fiets toevoegen in de verstrekkingen en koppelen bij de medewerker (zie methode 1)
• Vervolgens kun je de eigen bijdrage (netto inhouding) invullen bij Personeel > Verstrekking in het vakje ‘Bijdrage privé gebruik’. Deze wordt verrekend met de bijtelling maar deze kan hierdoor niet negatief worden. 

Methode 3: De werkgever neemt de kosten voor de bijtelling van de leasefiets voor zijn rekening

• Het bedrag van de bijtelling neemt de werkgever op als werkkosten buiten loonadministratie

Methode 4: De werkgever brengt de rekening van de leasekosten geheel of gedeeltelijk in rekening bij de medewerker

• Je verwerkt de leasefiets volgens methode 1 of 2 en daarbij de cafetaria/uitruilregeling
• Looncomponent aanmaken ‘Inhouding fietsregeling’ 
  (eenmalig bij de start van de regeling)

Bij de cafetariaregeling of uitruilen wordt belast loon uitgeruild voor een onbelaste vergoeding waardoor er een fiscaal voordeel voor de medewerker wordt behaald.

Voorbeelden van belast loon:

• Brutoloon
• Prestatietoeslag
• Onregelmatigheidstoeslag
• Bruto toeslag
• Eindejaarsuitkering
• Vakantiegeld
• Bonussen

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er wordt uitgeruild met tabelloon (Tabel). Indien er voor wordt gekozen om uit te ruilen met belastbaar loon tegen bijzonder tarief dan kies je voor looncomponent ‘inhouding fietsregeling (BT)’.

Bij de medewerker wordt bij Personeel > Dienstverband > Componenten, het looncomponent ’inhouding fietsregeling’ met de waarde negatief vastgelegd.

NOTE
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er wordt uitgeruild met tabelloon (Tabel). Indien er voor wordt gekozen om uit te ruilen met belastbaar loon tegen bijzonder tarief dan kies je voor looncomponent ‘inhouding fietsregeling (BT)’.

Methode 5: De werkgever brengt de rekening van de leasekosten geheel of gedeeltelijk in rekening bij de medewerker met een netto looncomponent

• Je verwerkt de leasefiets volgend methode 1 of 2 en houdt de kosten netto in bij de medewerker
• Maak indien nodig een looncomponent aan ‘netto inhouding fiets’ met belast ‘nee’. Zie hieronder een voorbeeld van looncomponent 8855.

Lening voor de fiets
De werkgever kan een (renteloze) lening verstrekken aan de medewerker voor de aanschaf van een (elektrische) fiets. Vanuit het nettoloon kan de lening dan worden terugbetaald aan de werkgever. De rente voor deze lening mag op nihil worden gesteld. Het is ook mogelijk om de lening te verstrekken met gebruikmaking van de onbelaste reiskostenvergoeding (uitruil). In dat geval wordt het bedrag van de lening verrekend met de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer.

Voor de inrichting van een lening kun je het document uit de kennisbank raadplegen.