Na een correcte loonverwerking kan de aangifte loonheffing worden aangemaakt. Belangrijk hierbij is dat de betreffende verwerking de status ‘Definitief’ heeft.

Vanuit Polaris kan vervolgens een XML-aangiftebestand worden gegenereerd voor verzending aan de Belastingdienst. Deze verzending verloopt via de Polaris BAPI-module.

Zodra de loonverwerking definitief is gemaakt, kun je de aangifte starten via de taak “Digitale Loonaangifte”. Met deze taak maak je in drie stappen aangiftebestanden aan voor één of meerdere administraties.

Stap 1: Selecteer de gewenste administratie.

Stap 2: Selecteer de definitieve verwerkingen, waarvan nog geen Bapi-bestanden zijn aangemaakt.


Zorg ervoor dat alle loonverwerkingen van dezelfde periode worden opgenomen in één aangifte. Dit kun je controleren via Verwerken > Aangifte > Selectie BAPI, op het tabblad Verwerking.


In stap 3 van de taak Digitale Loonaangifte kun je het bijbehorende rapport opvragen of het XML-bestand bekijken. Met de knop ‘Naar BAPI’ navigeer je direct naar de betreffende aanlevering in het aangiftescherm onder Verwerken.

Na het afronden van alle stappen is de aangifte zichtbaar onder Verwerken > Aangifte. Je kunt hier filteren op BAPI-aangiften en eventueel de omschrijving van de aanlevering aanpassen.

De inhoud van de aangifte kun je controleren via de knop ‘Overzicht loonaangifte’ of via het rapport ‘Afdrachten per instantie’.

Met de knop Verzenden wordt de aangifte daadwerkelijk ingediend bij de Belastingdienst. Eventuele foutcodes of afwijzingen worden ook in dit scherm weergegeven. Houd er rekening mee dat het enkele minuten kan duren voordat de status van de melding groen wordt en de aangifte als akkoord is bevestigd.

Indien een aangifte wordt afgewezen, moet – nadat de fout is opgespoord en opgelost – een nieuwe, correcte aangifte worden aangemaakt en verzonden. Let erop dat aangiften altijd in de juiste volgorde moeten worden ingestuurd (eerst periode 1, daarna 2, enzovoort). Wacht met het verzenden van een volgende aangifte totdat de vorige is goedgekeurd.

Moet er onverhoopt een eerdere aangifte opnieuw worden verzonden? Dan moeten alle daaropvolgende aangiften worden verwijderd, opnieuw worden aangemaakt en in de correcte volgorde opnieuw worden ingediend. Hiermee voorkom je foutmeldingen.

Aangifte verwijderen
Een loonaangifte word automatisch verwijderd bij het terugdraaien van de bijbehorende definitieve verwerking. Uitsluitend verwijderen van het aangifte bestand is ook mogelijk net als bij het betaalbestand via het kruisje.

Zie hiervoor: Loonaangifte opnieuw aanmaken na foutmelding Belastingdienst – BCS Helpcenter

Nihil aangifte
Het kan voorkomen dat je als werkgever geen medewerkers in dienst hebt in een bepaalde periode. In dat geval dien je een nihil aangifte voor deze periode in bij de belastingdienst. 
Zie hiervoor: Hoe doe ik een nihil-aangifte? – BCS Helpcenter