Wanneer je een verlofrecht wilt afsluiten i.v.m. de houdbaarheid, dan is het gebruikelijk om dit te doen via de taak  'Verlof'- 'jaarafsluiting'.

De houdbaarheidsdatum van een verlofrecht kun je terugvinden via menu Systeem - HRM - Verlof op tabblad verlofrecht van het geselecteerde verlofrecht. Deze wordt ingevuld in het veld 'houdbaar t/m:'  

Ga naar de taak 'Verlof'- 'jaarafsluiting'. Selecteer in deze taak het verlofrecht dat je wil afsluiten. 

In stap 2 geef je de parameters in en selecteer je de administratie(s).

Wanneer het saldo niet hoeft worden overgezet naar een nieuwe jaarregel, binnen het betreffende verlofrecht, kies je bij Saldo vervalt? voor 'Ja'. (Het saldo blijft ter registratie in Polaris op de achtergrond aanwezig, maar het saldo is niet meer voor de medewerker inzichtelijk en het zal op rapportages niet meer naar voren komen). Het verlofrecht wordt afgesloten. 
Laat je het op 'Nee' staan, dan wordt het Saldo WEL overgezet naar een nieuwe jaarregel binnen het verlofrecht. Het verloftype waar het recht op weggeschreven dient te worden, noteer je bij 'Saldo boeken op'. De medewerker kan er dan WEL gebruik van maken. 

Vergeet niet de betreffende administratie(s) te selecteren.

In stap 3 kun je dan een selectie van de medewerkers maken. En in stap 4 worden de wijzigingen doorgevoerd.