Je hebt binnen Polaris 2 mogelijkheden om gebruikers aan te maken.
- Individueel
- Collectief (middels de taak)
Individueel gebruiker aan maken:
Via menu Beheer | Gebruiker | kun je via het Plus teken halverwege de pagina een nieuw account aanmaken. Je ziet dan onderstaand invoerscherm.
Op het moment dat je een reeds bestaande medewerker selecteert, zal het veld ‘Naam’ automatisch worden gevuld op het moment dat je op opslaan klikt.
Wachtwoord: | Om onveilige wachtwoorden te voorkomen dient het wachtwoord minimaal uit 12 tekens te bestaan, waarvan 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 cijfer en één niet alfa numeriek teken zoals: ( ) # ! $ , . * &. |
Notificaties: | Je kunt selecteren op welk mailadres de medewerker de notificaties ontvangt. Wanneer de medewerker voor het eerst in Nova inlogt, kan hij deze keuze ook zelf maken. Daarna kan de medewerker dit in Nova onder de instellingen aanpassen. |
Polaris rol | Indien de medewerker toegang dient te krijgen tot Polaris, zal de desbetreffende Polaris rol en populatie aangegeven moeten worden. De rol kan gedefinieerd worden onder Beheer | Rol en de populatie onder Beheer | Populatie. Bij medewerkers die alleen een Nova account nodig hebben kan dit leeg blijven. |
Nova rol | Hier geef je aan welke rol de medewerker krijgt binnen Nova. De rollen kunnen worden gedefinieerd onder Beheer | Novarol. |
Inlogrecht: | Hiermee geef je Nova-toegangsrechten aan de gebruiker. |
Inloggen buitenland:
|
Om veiligheidsredenen, kan niemand buiten Nederland (incl. grensgebieden) inloggen in Nova. Vind je dat een bepaalde medewerker dat wel moet kunnen, dan vink je dit aan. Deze optie kun je pas aanvinken, nadat je de gebruikersregel hebt aangemaakt. |
Verstuur registratiemail
|
De medewerker ontvangt een e-mail waarmee hij zijn Nova account kan registeren. Op deze manier kan een nieuwe registratiemail worden verstuurd naar de medewerker, indien nodig. Door de optie op 'Ja' te zetten en op opslaan te klikken, word er een email verstuurd. De optie springt hierna direct weer op Nee. |
Verstuur wachtwoord email |
De medewerker ontvangt een e-mail waarmee hij zijn wachtwoord opnieuw kan aanmaken. Hiermee wordt voorkomen dat gebruikersnaam en wachtwoord in hetzelfde bericht worden gecommuniceerd. Deze optie kan ook gebruikt worden op het moment dat een medewerker zich ‘gelocked’ heeft. Door de optie op 'Ja' te zetten en op opslaan te klikken, word er een email verstuurd. De optie springt hierna direct weer op Nee. |
Telefoonnummer |
Moet zijn ingevuld voor de 2FA: 2-factor Authentication |
SMS authenticatie
|
Om gebruik te kunnen maken van deze optie dient contact te worden opgenomen met consultancy. |
2FA via email | Dit kan worden aangezet voor medewerkers die geen nova account hebben met een (zakelijk) emailadres als inlognaam. |
Authenticator app?
|
Voor de tweestaps authenticatie kan ook gebruikt worden van een authenticator app, zoals die van Google of Microsoft. De medewerker dient deze app te installeren op zijn mobiele telefoon. Wanneer hij – wanneer deze optie is aangezet – voor het eerst inlogt in Polaris krijgt hij een QR code te zien. Deze code moet met de app gescand worden. Vervolgens zal een zescijferige code door de app gegeneerd worden, die ingevuld moet worden op de Polaris inlogpagina. Wanneer de medewerker de volgende dag of op een ander netwerk in Polaris wil inloggen, zal de app een nieuwe zescijferige code genereren. De Google authenticator is op het moment van schrijven van deze handleiding kosteloos te gebruiken. |
Nieuwe authenticator key?
|
Wanneer een medewerker de authenticator app op een nieuwe telefoon wil installeren en wil gebruiken voor het inloggen in Polaris, dient deze optie aan te staan. Op het moment dat de medewerker het inlogscherm invult, zal hij onderin de optie Authenticator te zien krijgen. |
Overig | Deze instellingen zijn van belang indien er een aparte Polaris account aangemaakt dient te worden voor een account of een API-koppeling. |
Collectief gebruikers aanmaken:
Taak Nieuwe Medewerker
In de taak “Nieuwe medewerker” kun je aangeven of er direct een Nova account aangemaakt moet worden. Hiervoor dient in stap 1 het e-mailadres van de medewerker te zijn ingegeven. Bij stap 2 “Gegevens m.b.t het dienstverband invoeren” kan vervolgens de Novarol gevuld worden. Indien gewenst kan ook direct een registratiemail verstuurd worden.
Let op! Je kunt alleen een Nova account aanmaken op een email adres wat nog niet eerder voor Nova is gebruikt.
Taak Nova beheer
Het is ook mogelijk om op een later moment een Nova account aan te maken. Gebruik hiervoor de taak “Nova beheer”, optie “Aanmaken van Nova gebruikers”.
In stap 1 geef je aan voor welke administratie de gebruikers moeten worden aangemaakt. Daarnaast dient aangegeven te worden welke Nova rol de medewerker moet krijgen. Indien gewenst kan de managerrol ingegeven worden of de registratiemail direct verstuurd worden. In stap 2 kun je de medewerker selecteren voor wie je een account wil aanmaken. Bij stap 3 wordt het account daadwerkelijk aangemaakt.