Dit document is een toelichting op het (nieuwe) rapport; “Mutatielijst”. De taak “Mutaties” is voor alle mutaties vanaf 1 januari 2022 vervangen door het nieuwe overzicht “Mutatielijst”. Uitsluitend mutaties van Nova uren lopen nog via de oude taak. Mutaties die binnen Polaris zijn aangebracht zijn voortaan inzichtelijk in PDF-formaat, waardoor duidelijker zichtbaar is waar, wanneer, door wie en wat er gemuteerd is binnen het systeem. Gezien de (potentieel) grote hoeveelheid gegevens die dit rapport kan genereren en de laadtijd die hiermee gepaard gaat, is het advies om door middel van de filters zo gericht mogelijk te zoeken naar mutaties. Omdat het hier om een nieuw rapport gaat, moet deze eerst geautoriseerd worden onder Beheer -> Rol. Daarna wordt het rapport (na opnieuw uit- en inloggen) zichtbaar in de sectie “Systeemoverzichten” rechts onderin op de rapportpagina.
Let op: Mutaties hebben de tijd nodig om verwerkt te worden door Polaris, voordat ze zichtbaar worden in het rapport. Concreet houdt dit in dat nieuwe mutaties pas na 10 minuten zichtbaar zijn in het rapport.
Let op! Mutaties van vóór 1 januari 2022 missen in dit nieuwe overzicht, of zijn in dit overzicht onvolledig. Voor het opvragen van mutaties in 2021 of eerder moet de taak “Mutaties” gebruikt worden. Deze taak komt te zijner tijd te vervallen, waarna historische mutaties alleen door BCS supportmedewerkers te bepalen zijn.
Opvragen van het rapport
Het rapport biedt in het voorloopscherm ruime mogelijkheden om gewenste parameters op te geven waarmee het rapport uitgevoerd zal worden. In het voorloopscherm van het rapport wordt gevraagd om de verplichte parameters “Eventtype” en “Mutatieniveau”. De overige parameters “Organisatie”, “Administratie”, “Persoonsnummer van” en “Persoonsnummer t/m” zijn optioneel en mogen dus eventueel leeggelaten of door middel van het kruisje rechts in de drop-down leeggemaakt worden. De datumperiode waartussen de mutaties opgehaald moeten worden kan geselecteerd worden aan de hand van de parameters “Datum vanaf” en “Datum t/m” of door middel van een specifieke verwerking.
Bovenaan het voorloopscherm biedt het rapport de mogelijkheid om een eventuele organisatie en administratie op te geven. Beide parameters zijn niet verplicht en de combo’s kunnen leeggemaakt worden door op het kruisje rechts in de combo te drukken.
De “EventType” parameter heeft betrekking op het type mutatie(s) dat wordt opgehaald, onder te verdelen in de categorieën nieuwe invoer, wijzigingen en verwijderde regels. Uiteraard is er ook de mogelijkheid om alle drie de types tegelijk op te halen. Met het “Mutatieniveau” kan het niveau van de gewenste mutaties gespecificeerd worden. Deze niveaus zijn onderverdeeld in persoons-, administratie-, organisatie- en systeemniveau. De niveaus bestaan uit de volgende schermen:
- Personeelsniveau
Alle schermen die onder het hoofdmenu “Personeel” vallen.
- Administratieniveau
Alle schermen die onder het hoofdmenu “Verwerken” vallen en alle tabbladen die onder het menu “Organisatie | Administratie” vallen.
- Organisatieniveau
Alle schermen die die onder het hoofdmenu “Organisatie” vallen, met uitzondering van het submenu “Organisatie | Administratie”.
- Systeemniveau
Alle schermen die onder de hoofdmenu’s “Systeem” en “Beheer” vallen.
Daarnaast is er in het voorloopscherm van het rapport nog een optie “Verwerkingscontrole”, waarmee ten behoeve van de verwerkingscontrole een combinatie van relevante schermen uit bovenstaande niveau's wordt geselecteerd. Ook hier geldt weer dat eventueel alle mutatieniveaus tegelijk opgevraagd kunnen worden door te kiezen voor de optie “Alle”.
Let op! Het is vooralsnog niet mogelijk om specifieke schermen en/of velden op te vragen. Filteren op schermen en/of velden kan wel in Excel, door het rapport op te vragen met de knop “Excel zonder opmaak”.
Let op! Bij zowel de parameter “EventType” als de parameter “Mutatieniveau” geldt dat het selecteren van de optie “Alle” resulteert in een potentieel onoverzichtelijk grote hoeveelheid mutaties met vele tientallen, zo niet honderden, pagina’s in het gegenereerde PDF-bestand. Het gekozen datumbereik heeft hier ook grote invloed op. Het advies is om maximaal een maand per keer op te vragen. Bedenk voor het opvragen van het rapport welke mutaties zichtbaar moeten worden en stel het voorloopscherm hierop af.
Met behulp van de parameters “Persoonsnummer van” en “Persoonsnummer t/m” kan een bereik van personen opgegeven worden. Deze parameters zijn alleen in te vullen wanneer er gekozen is voor een specifieke administratie en hebben vanzelfsprekend alleen effect als mutaties op persoonsniveau zijn geselecteerd of wanneer er gekozen is voor alle mutatieniveaus
Daaronder volgt een datum selectie met een parameter “Datum vanaf” en “Datum t/m”. Deze twee parameters hebben een afhankelijkheid met de daaropvolgende parameter “Verwerking”. Er dient óf een start- en einddatum geselecteerd te worden waartussen de mutaties opgehaald moeten worden, óf een specifieke verwerking, waarbij alle mutaties sinds de vorige verwerking worden opgepakt. De gekozen verwerking gaat hand in hand met de eerder geselecteerde administratie. Om dus gebruik te kunnen maken van de parameter “Verwerking” moet er een administratie geselecteerd zijn.
Uitvoer van het rapport
De mutatielijst kan na het invoeren van de gewenste parameters gegenereerd worden als PDF of Excel-bestand. De export naar Excel gaat middels de “Excel zonder opmaak”-knop bovenin en het genereren van het PDF- bestand gaat middels de knop “Open rapport” rechtsonder in het voorloopscherm.
In de PDF variant van het rapport staat in de header een overzicht van de ingegeven parameters. Ook wanneer het rapport wordt opgevraagd door middel van een specifieke verwerking is de bijbehorende, automatisch bepaalde datumperiode zichtbaar, met daarnaast tussen haakjes de eerst- en laatst gevonden mutatie binnen dat datumbereik.
Het rapport geeft meerdere groeperingsniveaus aan, afhankelijk van het mutatieniveau. Mutaties van persoons- en dienstverbandgegevens vallen altijd binnen een administratiegroepering, die vervolgens weer binnen een organisatiegroepering valt. Systeemmutaties hebben nooit effect op een specifieke persoon, administratie of organisatie, dus vallen ze uitsluitend binnen het systeemniveau. Alle mutaties zijn vervolgens ook gegroepeerd per scherm. Tezamen met de laagste groeperingsregel, waarin een referentie naar de juiste regel in Polaris wordt gereconstrueerd, valt goed te herleiden waar in het systeem de mutatie is aangebracht. Deze laagste, dikgedrukte groeperingsbalk, die doorgaans tekstueel een stuk breder is dan de andere groeperingen, komt één op één overeen met wat Polaris laat zien.
Onder deze lichtgrijze groeperingsbalk staan van links naar rechts de gemuteerde velden, het type mutatie, de (eventuele) oude waarde, de (eventuele) nieuwe waarde, de datum waarop de mutatie is aangebracht en de naam of het e-mailadres van degene door wie de mutatie is aangebracht.
Let op! De scherm- en veldnamen in dit rapport wijken vooralsnog enigszins af van de scherm- en veldnamen in Polaris. Over het algemeen zijn de weergegeven scherm- en veldnamen goed te rijmen met wat Polaris laat zien.
Let op! Bepaalde mutaties worden geautomatiseerd aangebracht door Polaris en niet door een gebruiker. Deze mutaties worden gekenmerkt met de tekst “Systeem/database mutatie” in de kolom “Gewijzigd door”. Mutaties die aangebracht zijn door BCS supportmedewerkers worden gekenmerkt met de tekst “BCS support”. De specifieke persoon is wel inzichtelijk wanneer een BCS supportmedewerker het overzicht opvraagt.
Zie als voorbeeld onderstaande screenshots van het rapport in vergelijking met de schermen in Polaris:
Mutatie van het wagenpark
Mutatie van een verwerking
Mutatie van een leasecontract
Mutatie van een verlofopname
