Voordat werknemers verlof kunnen aanvragen, moet het verlof ingericht zijn in Polaris. Het inrichten van het verlof gebeurt in 2 stappen.

Stap 1 Aanmaken van verlofrecht
Stap 2 Toekennen van het verlofrecht

Stap 1 Aanmaken van verlofrecht

De inrichting van het verlof staat bij Systeem I HRM I Verlof en bestaat uit diverse onderdelen.

Verlof

Onder verlof staan de verlofsoorten vermeld die bij de gehele organisatie, inclusief eventuele diverse administraties, van toepassing zijn. De verlofsoorten hoeven slechts eenmalig aangemaakt te worden.

Per verlofsoort kun je de verbijzondering van het verlof aangeven, bijvoorbeeld betreft het bijzonder verlof, is het voor Tijd voor Tijd registratie, mag de medewerker het type gebruiken in Nova, is verlofclustering van toepassing, wil je het verlofsaldo presenteren in de rapportage ‘Verlofstanden financieel’, etc.

Verlofclustering

Bij verlofclustering kunnen verlofsoorten gebundeld worden waardoor er bij een opname niet uit verschillende verlofsoorten gekozen hoeft te worden. Bij een verlofopname bepaalt Polaris in dat geval zelf van welke verlofsoort er afgeboekt moet worden o.b.v. het verlof dat het eerste vervalt. Dit geldt overigens niet alleen voor wettelijk en bovenwettelijk verlof maar ook ATV en ADV kunnen als een verlofsoort weergegeven worden binnen het cluster.

Om verlofclustering in te stellen moet er allereerst een verlofcluster worden aangemaakt (of meerdere). Dit kan onder Systeem | Algemeen | Zoektabel. En dan de zoektabel ‘VerlofCluster’. Vervolgens koppel je het verlofcluster aan de verlofsoorten via Systeem | HRM | Verlof optie ‘Verlofcluster’.

Verlofregels sommeren?

Wanneer er sprake is van extra verlofrecht (bijvoorbeeld dienstjaren en/of leeftijd) kun je hier aangeven of je het extra verlofrecht bij elkaar wil optellen. Zet je "Verlofregels sommeren?" niet aan ,dan zal alleen het hoogste saldo aan het cluster worden toegevoegd. De uitleg over extra verlofrecht staat bij VerlofRegel.

In verlofstanden? (Rapportage verlofstanden financieel)

Omdat niet alle verlofsoorten als balansverplichting opgenomen worden, kunnen deze verlofsoorten uitgesloten worden van dit overzicht. Welke verlofsoort je op de rapportage wil zien, kun je aangeven bij Verlof optie via 'In verlofstanden?’. Wil je de verlofsoort in de rapportage opnemen, zet ‘In verlofstanden?’ dan op 'Ja'.

Verlof kleur

Het is mogelijk om per verlofsoort een kleur toe te kennen. Op deze manier kun je op de verlofkaart eenvoudig zien welk verlof het betreft. Een kleur wordt toegevoegd via Systeem | Algemeen | Zoektabel | Kleur. Vervolgens kun je bij 'Verlof kleur' de gewenste kleur selecteren.

 

Verlofrecht       

Jaarlijks moet er voor iedere verlofsoort een nieuw verlofrecht worden aangemaakt. In het verlofrecht geef je aan op welke periode het recht betrekking heeft, wat de waarde van het recht is, etc.

Middels het + teken kan een nieuwe regel worden toegevoegd.

• ‘Verlofjaar’-> Je geeft hierbij op voor welk jaar het verlof wordt aangemaakt
• ‘Datum vanaf’-> Wanneer start het verlofjaar (meestal is dit 01-01-xxxx).
• ‘Datum t/m’-> Wanneer eindigt het verlofjaar (meestal is dit 31-12-xxxx).
• ‘Basisrecht’-> Op hoeveel uur heeft iedereen recht op basis van fulltime recht.

Voorbeeld: Wettelijk verlof 160 uur (4x de gebruikelijke arbeidsduur per week van het bedrijf).  

• ‘Peildatum’-> Polaris kijkt naar deze datum naar het aantal dienstjaren en/of leeftijd. Op basis daarvan kan de medewerker extra verlofrecht krijgen.
• ‘Houdbaar t/m’-> wil zeggen tot wanneer de medewerker het verlof op mag nemen voordat het vervalt.

Voorbeeld:

Wettelijk verlof is 1,5 jaar geldig en vervalt 6 maanden na afloop. Verlofjaar 2020 van 01-01-2020 t/m 31-12-2020 is houdbaar t/m 30-06-2021.

In Nova wordt bij het aanvragen van verlof gesorteerd op deze datum. Het verlof wat het eerst verloopt staat bovenaan. Maak je, bij de tab Verlof, gebruik van het veld 'Volgnummer' dan wordt eerst hiermee de volgorde bepaald.

• ‘Extra recht naar rato?’ zet je op Ja, wanneer het extra recht toegekend dient te worden over het aantal maanden dat een medewerker dat jaar zien dienstjaren behaalt of een specifieke leeftijd.

 

VerlofRegel

Hier heb je de mogelijkheid om extra Verlof toe te voegen, bijvoorbeeld dienstjaren en/of leeftijd. Het extra verlof moet je jaarlijks opnieuw aanmaken. Belangrijk hierbij is de peildatum.

Voorbeeld: iedereen die langer dan 5 jaar in dienst is, krijgt 8 uur extra verlof.

Peildatum 01-01-2020 -> iedereen die op 01-01 5 jaar in dienst is krijgt extra 8 uur.

Peildatum 31-12-2020 -> iedereen die op 31-12 5 jaar in dienst is krijgt extra 8 uur. Dus iedereen die gedurende het jaar 5 jaar in dienst is, krijgt dan 8 uur.

Wanneer je ‘Extra recht naar rato?’ op Ja hebt gezet, kijkt Polaris naar deze datum.

Bijvoorbeeld: indien iemand gedurende het jaar 50 wordt en het extra recht hebt ingevoerd onder het kopje Verlofregel, berekent Polaris dit naar rato. Indien je dit niet op Ja zet, gaat Polaris uit van het begin van het jaar bijv. 01-01-2020.

Wanneer er sprake is van meerdere extra verlofregels, kun je ervoor kiezen om de verlofregels te sommeren. Dit geeft u aan op het tabblad verlof optie ‘Verlofregels sommeren?’

Bijvoorbeeld: dienstjaren 6 jaar in dienst 8 uur, leeftijd 51 jaar 16 uur. Sommeren = 24 uur totaal. Staat sommeren uit, dan krijgt de medewerker het hoogste extra recht. In dit voorbeeld dus 16 uur.

Geldt er vanaf een datum een nieuwe regel voor een extra recht, dan vul je het veld 'Datum vanaf' in.

Componenten

Wanneer je verlof automatisch wil uitbetalen, kun je hier de componenten opgeven waarop je de uitbetaling wil laten plaatsvinden. Wanneer je de optie ‘Afrekening’ op ‘Ja’ zet, dan wordt bij het uitvoeren van de taak “Medewerker uit dienst” het restant verlof uitbetaald bij de variabelen van de medewerker op het door jou opgegeven component.

Stap 2 Verlofrecht toekennen

Vastgestelde opnames
Let op: voordat je het verlofrecht aan medewerkers toekent, controleer eerst of er geen vastgestelde opnames voor het verlofrecht gelden. Want dit dient vooraf te worden ingevuld. Zie ook artikel "Collectieve (verplichte) verlofdagen toevoegen". 

Collectieve vrije dagen die door de CAO zijn bepaald, kun je bij vastgestelde opnames vastleggen. Bijvoorbeeld de dag na Hemelvaart. Wanneer het verlof wordt toegekend, wordt er rekening gehouden met de vastgestelde opnames. De vastgestelde opname wordt direct op het saldo in mindering gebracht.

Verlofrecht toekennen

Wanneer het verlofrecht is aangemaakt, moet het verlof nog worden toegekend bij de medewerkers. Hiervoor open je de taak “Verlof”.

• Bij stap 1 kies je voor de optie ‘Verlofrecht toekennen’. Selecteer vervolgens het verlofrecht en filter eventueel op CAO. 
• Bij stap 2 geef je het verlofrecht in dat je wil toekennen. Indien voor jouw organisatie 1 CAO van toepassing is, hoeft er geen keuze te worden gemaakt. Wordt het verlof slechts voor een groep medewerkers, die een specifieke CAO hebben, ingevoerd, kies dan die CAO. In de specifieke situatie dat jouw organisatie eerst zonder en nu met de vakantiewet gaat werken, wordt er gebruik gemaakt van het veld 'Afw. recht voorgaand jaar'. Doe dit altijd samen met een consultant!
  Tot slot moet de organisatie geselecteerd worden waarvoor het verlof wordt toegekend. (soms moet je naar beneden scrollen wil de organisatie zichtbaar zijn). Het verlofrecht moet per verlofsoort worden aangemaakt.
• Bij stap 3 kun je de medewerkers selecteren aan wie je het verlof wil toekennen. Polaris laat hier een overzicht zien met het toe te kennen verlof per medewerker. Het verlofrecht van de medewerker wordt automatisch voor het desbetreffende jaar berekend. Extra rechten, indien van toepassing, worden automatisch toegekend. Met de berekening wordt rekening gehouden met de deeltijdfactor en de duur van het actuele contract op basis van kalenderdagen.
• Bij stap 4 voer je tot slot de verlofmutaties door. Na afloop laat Polaris het resultaat van het toegekende verlof zien. Ook heb je hier de mogelijkheid om het logbestand te bewaren.

Collectieve opname

Wanneer het verlofrecht aan de medewerkers is toegekend maar er is toch nog een collectief vrije dag die door de werkgever wordt bepaald, dan kun je via de taak 'Verlof' optie ‘Verlof opnemen’ deze dag collectief vastleggen.

Je maakt hierbij de keuze van welk verlofrecht je de collectief vrije dag wil opnemen. Let op, Polaris kijkt niet naar eventuele clustering. De opnamen zijn niet te zien in het kader ‘Vastgestelde opnames’ maar bij de werknemer individueel bij Verlof | Opname.

Wanneer een taak wordt uitgevoerd, betreft dit altijd een momentopname van de werknemers die op dat moment bekend zijn. Daarom moet bij nieuwe medewerkers de collectieve dagen separaat worden toegewezen via Personeel | Verlof | Opname.