Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers geven. Het totale bedrag moet onder de vrije ruimte blijven. Het percentage voor de vrije ruimte wordt door de Belastingdienst bepaald. Als het totaalbedrag boven de vrije ruimte uitkomt, betaald de werkgever over het meerdere bedrag een eindheffing van 80%.

In 2023 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 3,0%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%. 

M.i.v. 2021 mag u de eventueel af te dragen eindheffing over voorgaand jaar meenemen in de aangifte van februari. Voorheen moest dit in de aangifte van januari.

De verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers legt u vast in de (salaris)administratie. Wordt de vergoeding/verstrekking via het salaris betaald, dan kunt u bij de Componenten aangeven of er sprake is van een WKR Categorie. 

Alvorens u bij de Componenten een WKR Categorie kunt toevoegen, moeten de categorieën benoemt worden. Dit gebeurt bij Systeem | Algemeen | Zoektabel | WKR.

Het volgnummer bij de diverse waarden is van belang. Er is een vaste betekenis van de volgnummers die door de Belastingdienst zijn gedefinieerd. Deze nummers zijn niet te wijzigen in Polaris.

Volgnummer 1 = Werkkosten (vrije ruimte)

Volgnummer 2 = Gerichte vrijstellingen

Volgnummer 3 = Nihil waarderingen

Volgnummer 4 = Intermediaire kosten

Volgnummer 5 = Noodzakelijke werkvoorziening

Wanneer de categorieën benoemd zijn, kunt u de categorie selecteren in het component via menu Systeem | Salaris | Component op het eerste tabblad 'Werking' bij de 'WKR categorie'. 

Vergoedingen buiten de salarisadministratie

Behalve de vergoedingen die via de salarisadministratie worden betaald, zijn er vaak ook nog vergoedingen/verstrekkingen via de financiële administratie betaald. Wanneer dit vergoedingen zijn die onder de WKR vallen ( vb. personeelsfeest ), kunnen deze ook in Polaris worden toegevoegd. Let op! Kies het volgnummer zorgvuldig. Dus als het mee moet in de vrije ruimte dan heeft dit volgnummer 1.

(Toevoegen van vb. personeelsfeest aan de mogelijke categorieën kun je doen onder systeem | zoektabel | WKR | waarde) 

Kosten zoals een personeelsfeest die niet persoonsgebonden zijn, kun je aanmaken via menu 

Organisatie | Administratie | WKR  selecteer plus teken (rechts)

Hier kun je er een bedrag aan koppelen, zodat dit in de berekening van de WKR word opgenomen. 

Overschrijding fiscale ruimte

Wanneer u meer dan de fiscale ruimte heeft benut voor de Werkkostenregeling, betaalt u over het meerdere 80% eindheffing.

Het bedrag van de overschrijding moet u opgeven voor de aangifte loonheffing. Dit doet u bij Organisatie | Administratie | Aangifte  selecteer plus teken (rechts)

 Let op: u voert hier het bedrag in wat u moet betalen aan eindheffing, dus niet de grondslag

Selecteer het jaar waarin je aangifte doet. Dus niet het jaar waarover je de eindheffing verwerkt. Vul de periode in waarin je aangifte doet. Deze verwerkingsperiode en de loonperiode moeten aan elkaar gelijk zijn.

Rapport Controle werkkostenregeling

In Polaris is een rapport beschikbaar 'Controle werkkostenregeling' die op jaarbasis de status van de WKR weergeeft. Dit overzicht is op categorie ingedeeld en laat zien wat de loonsom (cumulatief) is, de vrije ruimte van het jaar en wat de mogelijke eindheffing is.

Concernregeling
In Polaris wordt de WKR per administratie of LH-nummer berekend.

Het wordt niet op concernniveau berekend. Je kan wel de eindheffing als 1 bedrag opgeven en afdragen. 

De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze.