Wanneer een medewerker de beschikking krijgt over een auto van de zaak dan is hierover belasting verschuldigd middels een maandelijkse bijtelling, mits de werknemer geen verklaring van de belastingdienst kan overleggen, geen privé gebruik auto. Je mag geen onbelaste kilometervergoeding aan je werknemer betalen voor zakelijke reizen waarvoor de werknemer de auto gebruikt. Een eventuele vergoeding is dan loon voor de werknemer.
In Organisatie - Wagenpark leggen we de auto’s vast met hun fiscale aspecten.
Het is van belang om de juiste gegevens te registreren met betrekking tot de juiste datum 1e toelating en de bijbehorende bijtelling volgens de geldende regels bij de belastingdienst.
Er is een koppeling met RDW aanwezig. Wanneer de auto bij RDW bekend is en je het kenteken invoert worden automatisch de gegevens bij RDW opgehaald.
Let op!
Indien de cataloguswaarde bij de voertuigregistratie op organisatie niveau wordt gewijzigd, door bijvoorbeeld een foutieve invoer dan moet je bij de medewerker de auto opnieuw selecteren, om de juiste waarde privé gebruik te berekenen. Doe je dit niet, dan blijft de oude waarde privégebruik staan.
Indien de cataloguswaarde of het bijtellingspercentage foutief blijken te zijn ingevoerd en verwerkt, zal dit met een TWK hersteld moeten worden.
Na de registratie bij Wagenpark is de auto bekend in de administratie. Op het tabblad Personeel - Bedrijfsauto kan de auto worden gekoppeld aan de medewerker. Het icoontje bij de pijl geeft direct toegang tot het wagenpark op organisatie niveau.
De datumvelden geven per auto de start en einde van de ter beschikkingstelling aan. De waarde van het privé gebruik wordt berekend a.d.h.v. de hiervoor genoemde voertuigregistratie op organisatieniveau. De “Datum vanaf” is leidend voor het mee laten lopen in de salarisadministratie waarbij de berekening plaatsvindt op basis van kalenderdagen.
Er kan een bedrag ingevuld worden wat als eigen bijdrage geldt voor de werknemer. Dit netto bedrag, wat positief moet worden ingegeven, wordt ingehouden en automatisch verrekend met de fiscale bijtelling in de openstaande loonperiode.
Er zijn situaties waarin geen bijtelling noodzakelijk is. De reden kan worden opgegeven bij het veld ‘Reden geen bijtelling’. De keuzes zijn:
- Afspraak via werkgever met de belastingdienst , voeg de afspraak bij in het dossier.
- Werknemer heeft een verklaring “Geen privé gebruik auto” van de belastingdienst, voeg deze verklaring toe aan het dossier.
- Ander bewijs personen- en bestelauto, voeg dit bewijs toe aan het dossier.
- Werknemer heeft een verklaring “Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” van de belastingdienst.
Tip: voeg de verklaring toe aan het dossier.
Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.
Met het rapport ‘Wagenpark’ kun je een overzicht opvragen van alle auto’s en hun gekoppelde berijder. Met de optie ‘Groeperen op inzet / beschikbaarheid’ op ‘Ja’ zijn de auto’s die geen gekoppelde berijder hebben eenvoudig te identificeren.
Als deze auto’s doorlopend ter beschikking staan aan verschillende medewerkers dan kan hiervoor de bijtelling worden “afgekocht” door deze in de eindheffing mee te nemen voor 300 euro per jaar.
Bij Organisatie>Administratie>tabblad Aangifte kun je de eindheffingsbedragen voor de auto’s vermelden.
In het vakje bedrag komt het bedrag wat afgedragen moet worden per periode aan eindheffing.
Dit is dan € 300,00 per jaar gedeeld door 12 is € 25,- per maand of gedeeld door 13 is € 23,- euro per 4 weken per auto.
De eindheffing kan voor het hele lopende jaar worden ingevoerd. Het bedrag wordt dan in elke periode meegenomen in de aangifte loonheffingen.
Wijziging van bijtellingpercentage 5 jaar na eerste tenaamstelling.
Wanneer een auto de leeftijd van 5 jaar bereikt kan er sprake zijn van een aangepaste bijtelling.
Voor de specifieke percentages verwijzen wij naar de Belastingdienst. Deze tabellen worden jaarlijks door de Belastingdienst bijgehouden.
Hoe je dit in Polaris verwerkt vind je hier: Bijtelling (elektrische) auto na afloop 60 maanden
Meer dan 1 auto
Stel je een werknemer gelijktijdig 2 of meer auto’s ter beschikking? Dan moet je het privégebruik per auto beoordelen. De bijtelling privégebruik auto pas je toe voor elke auto waarmee de werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt. Als je werknemer met geen enkele auto op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt, hoef je niets bij te tellen
Meer informatie over meer dan 1 auto tegelijk ter beschikking stellen lees je in paragraaf 23.3.12 van het Handboek Loonheffingen 2023 (belastingdienst.nl)