In sommige situaties is het wenselijk om een voorschot aan de werknemers uit te keren zonder dat er sprake is van een bruto-netto loonberekening:

• Bij tussentijdse wekelijkse betalingen in een vierwekelijks verloningstijdvak;
• Bij een eenmalige voorschotbetaling van een netto bonus o.i.d.
• Wanneer een loonverwerking niet mogelijk is door het ontbreken van gegevens;

Door in de variabelen bij de werknemers een voorschotlooncomponent op te nemen kan door middel van de voorschot(loon)verwerking een betaal- bestand met voorschotbetaling worden gegenereerd.

Ten behoeve van de voorschotbetaling en de automatische inhouding op het netto salaris dienen twee looncomponenten in het loonmodel aanwezig te zijn, bijvoorbeeld:
8990, Voorschot met werkingsmethode ‘Voorschot’
8900, Inhouding voorschot met werkingsmethode ‘Inhouding Voorschot’

Bij de loonverwerking dient een extra run aangemaakt te worden, waarbij de uitbetaling de waarde ‘direct verwerken’ krijgt. Zorg dat er binnen de jaar-loonperiode-combinatie unieke volgnummers zijn waarbij het volgnummer van de extra voorschotverwerking voor die van de normale verwerking ligt.

Bij deze extra run worden de waarden van alle variabele voorschotcomponenten in een betaalbestand betaalbaar gesteld. Vanzelfsprekend dient u in de volgende verwerking de voorschotten weer in te houden.

Hieronder een stapsgewijze toelichting over het aanmaken van een voorschotrun:

Extra run aanmaken

Onder Organisatie|Administratie|Perioden dient er een extra run te worden toegevoegd. De begin- en einddatum dient ingevuld te worden. De soort verwerking dient op extra te staan. Bij omschrijving kan aangegeven worden dat het gaat om een voorschot run.

Het volgnummer van de reguliere run dient vervolgens aangepast te worden naar 2. 

Nieuwe verwerking aanmaken

Vervolgens kan de verwerking aangemaakt worden onder Verwerken|Loonverwerking. Om de variabelen van de voorschotten in te kunnen gaan verwerken. 
Let op de nummering van de runs moet elkaar opvolgen en zal dus aangepast moeten worden!

De voorschotrun dient voor de reguliere run te staan.

Aangezien het voorschot direct uitbetaald moet worden staat bij Uitbetaling “Direct verwerken” aangegeven.

Looncomponent(en)

Om er voor te zorgen dat het voorschot bij de eerst volgende run automatisch weer wordt ingehouden, dienen er een tweetal looncomponenten in de database aanwezig te zijn.

De component waarop de uitbetaling wordt geboekt, heeft de werking “Voorschot”.

De component waarop het bedrag later weer wordt ingehouden dient de werking “Inhouding voorschot” te hebben.

Variabelen importeren

Middels een importbestand kan de waarde van het voorschot in de variabelen worden geïmporteerd in de zojuist aangemaakte voorschotrun. In het importbestand kun je door de volgende kolommen; bedrijfsnr, persnr, looncomponent en waarde in te vullen, ervoor zorgen dat dit bij de juiste medewerkers word verwerkt. Zie hiervoor: hoe kan ik variabelen importeren met een importbestand?  

Loonstrook

Hierbij een voorbeeld van hoe dit op de loonstrook word getoond, wanneer dit correct is aangemaakt:

Extra run ten behoeve van het voorschot

Reguliere run