Variabelen importeren kan met een taak 'Import variabelen of vasten'.
Je kunt met deze importfunctie Excel of XML-bestanden inlezen.
De variabelen vind je bij de betreffende medewerkers via menu Personeel | Variabelen.
Het verschil tussen variabelen en vasten componenten is dat variabelen gebonden zijn aan een verwerking en vasten componenten zijn terugkerend. De werkwijze voor het importeren van vaste componenten vind je Hoe kan ik vaste componenten importeren met een importbestand? – BCS Helpcenter
Voordat je de taak gebruikt is het belangrijk om te controleren of er 1 verwerking openstaat, want de variabelen worden in een openstaande verwerking geïmporteerd. Het is dus belangrijk dat er 1 verwerking openstaat. De openstaande verwerking mag geen TWK verwerking betreffen. De verwerkingen vind je via menu Verwerken I Loonverwerking. Mochten er meerdere verwerkingen openstaan dan kan de er via de actie sluiten de verwerking die niet relevant is gesloten worden.
We gaan de import met een importbestand doen. Een voorbeeld bestand hiervan vind je in de bijlage.
De namen van de kolommen worden door Polaris herkent, deze namen mogen niet afwijken. De naam van het tabblad moet VAR zijn om door Polaris als importbestand herkent te worden voor de variabelen. Zorg ook dat u een schoon excelbestand gebruikt voor de import, dus geen formules, tab en spaties in cellen.
In het importbestand moet de volgende waarden aanwezig zijn administratienummer, personeelsnummer, looncodenummer en de waarde van de looncode.
In stap 1 kiezen we voor de optie 'Bestand' als deze nog niet is voorgeselecteerd.
Let op! wanneer je de 'Omschrijving batch' niet invult kan je niet verder naar stap 2.
In stap 2 kun je het importbestand in het aangegeven vak slepen om het bestand toe te voegen.
Tijdens stap 3 worden de variabelen geïmporteerd.
Na de import is er een rapport op te vragen van welke variabelen er zijn geïmporteerd. Indien er fouten zijn bij de import kan er een rapport met de fouten worden opgevraagd.
De variabelen vind je hierna weer terug bij de betreffende medewerkers via menu Personeel | Variabelen.