Na een geslaagde of een definitieve loonverwerking kan je met de taak ‘Betaalbestanden’ het SEPA betaalbestand aanmaken. Ga naar “Overzicht van alle beschikbare taken”. En kies hier voor de taak “Betaalbestanden”.

Met deze taak maak je in een drietal korte stappen jouw betaalbestanden aan.

Stap 1
Maak een keuze voor welke administratie(s) je de betaalbestanden aan wil maken.

Stap 2
Hier selecteer je de geslaagde of definitieve verwerkingen van deze administraties. De verwerkingen waarvoor je al een betaling hebt aangemaakt worden niet meer getoond.

Stap 3
In stap 3 zie je de totaalbedragen en kun je het rapport, raadplegen, en het betalingsbestand benaderen.

Je kunt het betaalbestand ook zien via  ‘Verwerkingen > Aangifte’. Desgewenst voorzie je deze betaalbatch van een eigen omschrijving. De betalingsbestanden worden in een versleutelde vorm in de Polaris database bewaard.

Per verwerking kun je één betaalbestand aanmaken, tenzij je bij de administratie een betalingsfilter hebt ingesteld (zie kopje Betalingsfilter verderop in deze instructie).

Wanneer je een nieuw betalingsbestand wil aanmaken dien je het oude betaalbestand eerst te verwijderen of de desbetreffende loonverwerking opnieuw te draaien.
Je kunt ook een betaalbestand voor meerdere verwerkingen (normaal, extra, TWK) aanmaken.

Betaalbestand verwijderen
Een al aangemaakt betalingsbestand wordt automatisch verwijderd bij het terugdraaien van de verwerking. Dit bestand kan ook handmatig verwijderd worden zonder de verwerking terug te draaien. Wanneer je dan op een later tijdstip de taak ‘Betaalbestanden’ opnieuw uitvoert, zal Polaris deze verwerking opnieuw presenteren in de tweede stap van de taak.

Betalingsfilter
De salarisbetalingen dienen nagenoeg altijd op of voor een vaste datum overgemaakt te worden. Voor betalingen aan derden geldt doorgaans een andere termijn. In de bouwnijverheid dienen bijvoorbeeld de betalingen aan het Tijdspaarfonds (TSF) pas binnen twee weken na afloop van de
loonperiode overgemaakt te zijn naar het fonds. Je kunt de betalingenfilter bijvoorbeeld ook gebruiken bij het afzonderen van premiebedragen, loonbeslagen of bijdragen aan een personeelsfonds.

Met Polaris kun je door middel van een betalingenfilter jouw bankbetalingen van één verwerking uitsplitsen naar meerdere betaalbestanden. 

Het instellen van deze betalingsfilter en het aanpassen van de desbetreffende looncomponenten is een onderdeel van het systeembeheer. De aangemaakte betalingsfilters vind je in de  zoektabel (Systeem > Algemeen > Zoektabel - Betalingsfilter).

En je kunt controleren of de betalingsfilter aanstaat voor de betreffende administratie via menu Organisatie > Administratie > Loonverwerking bij de optie Toepassen Betalingsfilter? 




Het uitvoeren van betalingen, waarbij een betalingsfilter van toepassing is, gaat als volgt:

In stap 1 selecteer je de administratie, waarvoor de betalingen aangemaakt dienen te worden.

In stap 2 verschijnen de betalingen uitgesplitst per ingestelde filters. De betalingsbestanden kunnen eventueel op afzonderlijke data worden aangemaakt.

Betalingsbestanden worden door Polaris voorzien van een dagstempel in de tenaamstelling. In de database kunnen meerdere bestanden per dag worden opgeslagen.
Houd er rekening mee dat bij het kopiëren naar de uitwisselingsmap de betaalbestanden met dezelfde naam kunnen worden overschreven.

Als de betalingsbestanden met een filter zijn gemaakt, wordt er aan het einde van de bestandsnaam een nummer toegevoegd. Dit nummer komt overeen met de nummering van het filter.