Een proforma loonstrook is een proef loonstrook of salarisstrook. Werkgevers gebruiken dit vaak om aan werknemers te laten zien wat ze netto overhouden aan een bepaald brutosalaris.
Om een juiste keuze te maken in hoe je deze proforma gaat aanmaken, is het van belang om te weten wat de proforma-omgeving is. En welke taken er zijn voor het aanmaken van een proforma.
Proforma-omgeving
De proforma-omgeving is toegankelijk via onderstaande optie rechtsboven in Polaris. Selecteer zoals hieronder aangegeven ‘proforma’ in plaats van ‘standaard’. Er zal dan een gele balk worden weergegeven met de tekst: 'U bevindt zich in de Proforma modus!'. En de standaard kleuren wijzigen, om verder te benadrukken dat het om de proforma-omgeving gaat.
Proforma Taken
De taken voor het berekenen, aanmaken en verwijderen vind je bij de taken onder het kopje 'Proforma'.
Rechtsboven in Polaris is er een snelkoppeling beschikbaar om de taken 'Proforma berekenen en Proforma aanmaken' snel te kunnen raadplegen. Afhankelijk van in welk menu of omgeving je je bevind, krijg je de bijbehorende taak in de betreffende omgeving.
Bovenstaande snelkoppeling word bijvoorbeeld veelal gebruikt in de standaard omgeving in menu Personeel om snel een proforma loonstrook te maken van de geselecteerde medewerker. Om bijvoorbeeld te zien hoe de ingevoerde variabelen op de loonstrook naar voren komen. Je gebruikt dan eigenlijk de taak - Proforma berekenen in de standaard omgeving.
In de rest van dit artikel leggen we uit hoe je voor onderstaande situaties de gewenste proforma-strook kan aanmaken.
Waar wil je een proforma voor maken?
- Nieuwe of prospect medewerker
- Bestaande medewerker (bv loonsverhoging)
- Bestaande medewerker in een andere administratie
1. Proforma voor een nieuwe of prospect medewerker
Wanneer je voor bijvoorbeeld een sollicitant een proforma berekening wilt maken, ga je hiervoor naar de proforma omgeving.
Onder Personeel | Persoon | Personalia via het plus-teken kun je een nieuwe medewerker toevoegen.
Vul de al bekende gegevens in. Het belangrijkste is:
- Naam (mag fictief) *
- Datum in dienst
- Geboortedatum *
- LH korting
- Salaris
*Verplicht veld
Wanneer alle verplichte en belangrijkste gegevens zijn ingevuld, maar je kunt geen variabelen invoeren dan is de medewerker nog niet opgenomen in een actieve open verwerking in de proforma omgeving.
Bij Verwerken | Loonverwerking kan een nieuwe (open)periode worden toegevoegd of heropend. Via de taak 'Medewerker koppelen of verwijderen' kan de medewerker gekoppeld worden aan de juiste open verwerking.
Nadat de medewerker is gekoppeld, kun je eventueel ook een variabele mutatie meegeven. Daarna ga je naar de Taak 'Proforma berekenen'.
Wanneer de gegevens correct zijn ingevuld wordt de proforma aangemaakt. Je kunt kiezen om de proforma loonstrook, de werkgeverslasten of berekende waarden te laten zien.
Kies je voor een van deze opties, wordt het betreffende document geladen in pdf.
Vanuit hier kun je het document openen.
2. Proforma voor bestaande medewerker
Er zijn tal van redenen om voor een medewerker een proforma berekening te willen maken. Bijvoorbeeld, een medewerker gaat meer/minder uren werken, salariswijziging, auto, etc. Hiervoor kun je een berekening maken in de proforma-omgeving.
Als de medewerker nog niet bekend is in de proforma omgeving dan kun je deze toevoegen. Dit doe je via Taken – 'Proforma aanmaken' vanuit de standaard omgeving.
Na ‘proforma aanmaken’ kom je in de proforma omgeving, door op de knop 'Naar Proforma' te klikken.
Let erop dat hier een open verwerking wordt gekozen in de proforma omgeving.
Je kunt nu de gegevens aanpassen waarvoor je een proforma berekening wilt maken, zonder dat het de standaard omgeving beïnvloed.
Wanneer er geen variabelen kunnen worden ingevuld of er geen periode gekozen kan worden om de proforma te berekenen, is de medewerker nog niet toe gevoegd aan een open verwerking in de proforma omgeving. Bij Verwerken | Loonverwerking kan een nieuwe (open)periode worden toegevoegd of heropend.
Wanneer je de gewenste gegevens hebt aangepast, kun je de berekening maken middels de Taak - Proforma berekenen.
Je kunt kiezen om op de proforma loonstrook, de werkgeverslasten of berekende waarden te laten zien. Kies je voor een van deze opties, dan wordt het betreffende document geladen in pdf.
3. Bestaande medewerker in een andere administratie
Het kan voorkomen dat je een proforma wilt maken van een bestaande medewerker in een andere administratie. Bijvoorbeeld omdat deze een ander CAO heeft. Ga dan hiervoor naar de proforma-omgeving.
Ga via taken naar de optie 'Proforma aanmaken'.
Kies hier voor de optie in andere administratie ‘ja’. De medewerker wordt nu aangemaakt in de andere administratie en hierin is dan op de gebruikelijke wijze een proforma aan te maken.