Algemeen
Bij een loonbeslag komen de nodige verplichtingen op het bordje van de salarisadministrateur.
De schuldeiser van een werknemer die zijn schuld niet betaalt, kan als laatste mogelijkheid in een invorderingstraject een loonbeslag laten opleggen. Dit is een vorm van een derdenbeslag waarbij de schuldeiser via een deurwaarder een derde partij betrekt − in dit geval uw organisatie − die feitelijk niets met zijn geschil met de werknemer te maken heeft.
Informatie via een beslagexploot
De deurwaarder of invorderingsambtenaar stelt u op de hoogte van het loonbeslag via een kopie van het zogeheten beslagexploot. Dat is een officieel document gebaseerd op het onderliggende rechterlijke vonnis (of dwangbevel), waarvan de schuldeiser het origineel ontvangt.
In het beslagexploot staat onder andere om welke werknemer het gaat, wie de schuldeiser is, wie de uitvoerende beslaglegger is en welke bedragen u aan hem moet overmaken.
Ga bij ontvangst van een beslagexploot eerst na of de betreffende werknemer (nog) wel bij u werkt. Goed om te weten is dat de werknemer pas later een kopie van het beslagexploot ontvangt − officieel binnen 8 dagen na de kennisgeving aan u − en u dus eerder weet van de beslaglegging op zijn loon dan hijzelf.
Beslaglegger bepaalt hoogte beslagvrije voet
De beslaglegger − niet u! − berekent welk bedrag u tijdens het loonbeslag aan de werknemer uitbetaalt: de beslagvrije voet. Dit is het wettelijk bepaalde minimumbedrag waar de werknemer recht op houdt om zijn vaste lasten van te kunnen betalen, zoals huurkosten, de kosten van levensonderhoud en zijn ziektekostenverzekering.
De beslagvrije voet is afhankelijk van diverse elementen rond de persoonlijke situatie van de werknemer, zoals leeftijd, burgerlijke staat en inkomen. Meestal is de beslagvrije voet 90% van de voor de werknemer geldende bijstandsnorm, inclusief vakantiebijslag, maar kan verder bijvoorbeeld een verhoging voor woonkosten of ziektekostenpremie bevatten.
Tip: Laat werknemer nagaan of beslagvrije voet klopt
Berekenen beslagvrije voet
De deurwaarder (of invorderingsambtenaar) heeft dus bepaalde gegevens van de werknemer nodig om de beslagvrije voet te kunnen berekenen. Die informatie vraagt hij zelf bij de werknemer uit.
Als de beslaglegger niet de benodigde persoonlijke informatie van de werknemer ontvangt, kan hij de beslagvrije voet niet berekenen. Hij mag dan uitgaan van een standaardbedrag (eventueel verlaagd vanwege het niet aanleveren van bepaalde gegevens).
De te hanteren beslagvrije voet vindt u terug in het beslagexploot. Adviseer uw werknemer om na te gaan of dit bedrag klopt voor zijn situatie.
Via de website uwbeslagvrijevoet.nl kan de werknemer berekenen wat zijn beslagvrije voet zou moeten zijn. Wijkt dit af van het bedrag in het beslagexploot, laat hem dan contact opnemen met de beslaglegger om dit recht te zetten.
Ook vakantiebijslag, overwerktoeslag, bonus, eindejaarsuitkering
Al het loon in geld dat boven de beslagvrije voet uitkomt, maakt u over naar de deurwaarder (of invorderingsambtenaar). De beslagvrije voet wordt met het periodieke salaris afgedekt en alles hierboven of buiten de periodieke uitbetalingsronde valt onder het beslag.
Dat geldt dus bijvoorbeeld voor een uitbetaalde vakantiebijslag, overwerktoeslag, bonus, eindejaarsuitkering of ontslagvergoeding. Bij de vakantiebijslag gaat het dan om het tijdens het loonbeslag uitbetaalde bedrag. Dat kan dus deels zijn opgebouwd in de periode vóór het beslag.
Andere rechten op loon van vóór de beslaglegging vallen echter niet onder het beslag, zoals achterstallig loon waar de werknemer van vóór het loonbeslag recht op heeft. Ook de door de werknemer betaalde pensioenpremie valt buiten het beslag.
Een loonbeslag duurt zolang de schuld van de werknemer niet is voldaan. Als u nalaat om de betreffende bedragen aan de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) af te dragen, is dat een onrechtmatige daad.
In het uiterste geval kan uw onderneming aansprakelijk worden gesteld voor de schuld van de werknemer. Houd daarom ook goed bij wat u de werknemer verschuldigd bent en wat er onder het beslag valt en u dus naar de beslaglegger moet overmaken.
Gegevens bewaren en vernietigen
U moet alle documenten rond het loonbeslag bewaren. Omdat dit privacygevoelige gegevens zijn (zie ook het kader hierboven), geldt hiervoor een geheimhoudingsplicht. Daarom is zorgvuldige bewaring ervan in het dossier van de werknemer geboden.
Zodra u bericht krijgt van de beslaglegger dat het loonbeslag ten einde is, moet u de gegevens rond het beslag vernietigen. Deze gegevens vallen dus niet onder uw fiscale bewaarplicht.
Stop altijd alleen met een loonbeslag na schriftelijke mededeling hiertoe van de beslaglegger of opheffing ervan door de rechter. Doe dit nooit op eigen initiatief omdat de schuld van de werknemer volgens uw berekeningen of naar zijn zeggen is voldaan! Uw onderneming blijft namelijk verantwoordelijke voor de bedragen die ten onrechte niet aan de beslaglegger zijn betaald.
Omgaan met meerdere loonbeslagen
Als door meerdere deurwaarders (of invorderingsambtenaren) loonbeslag voor een werknemer wordt opgelegd, geldt als contactpersoon voor álle beslagen degene die als eerste beslag oplegde.
U moet wel voor elk beslag de gevraagde informatie over het inkomen van de werknemer aan de betreffende beslaglegger aanleveren. Hierbij komt de kopie van de voor het eerste beslag ingevulde verklaring goed van pas!
Vervolgens draagt u het verschuldigde totaalbedrag af aan de eerste beslaglegger en die zorgt voor de juiste verdeling ervan in de correcte volgorde qua preferentie over de diverse betrokken beslagleggers.
Inregelen van een loonbeslag
Waarschijnlijk is Loonbeslag als looncomponent ingericht. Je kunt dit controleren bij Systeem → Salaris → Looncomponent en zoek naar loonbeslag. Mocht dit niet het geval zijn, stuur dan een ticket in via onze Customer Portal met de vraag het Looncomponent Loonbeslag in te regelen.
Daarnaast wordt bij Systeem → HRM → Registratie het volgende ingeregeld:
Toekennen loonbeslag bij werknemer
Voor het vastleggen van een loonbeslag ga je in Polaris naar Personeel → Registratie → Loonbeslag
Kies bij het veld “Loonbeslag” voor “Beslag – Loonbeslag (11) en vul de overige velden conform de gegevens in het exploot.
Als hier de gegevens zijn ingevoerd, wordt bij Personeel I Stamgegevens I Bankrekening het bankrekening van de beslaglegger vastgelegd conform gegevens uit het exploot. Kies bij “Soort rekening” Loonbeslag (11), of dezelfde omschrijving als in de registratie van het loonbeslag.
Inregelen van een CAK-betaling
Een CAK betaling wordt in de regel uit de beslagvrije voet betaald en dus uiteindelijk in mindering gebracht op de beslagvrije voet.
Schermprint hetcak.nl
Ga naar Systeem I Salaris I Grondslag en zoek de grondslag voor de beslagvrije voet. Controleer of de juiste componenten hierin worden vermeld.
CAK kan met een looncomponent met invoerwaarde selectie of bedrag worden aangemaakt. Hieronder een voorbeeld met invoerwaarde selectie.
Voordeel voor het invullen van het bedrag in de LC is dat bij wijzigingen alleen het bedrag in de inrichting van het LC aangepast hoeft te worden, en niet bij WN’s afzonderlijk.
Toekennen van een CAK-betaling bij werknemer
Je kunt inregelen dat een ‘derdenbetaling’ aan bijv. CAK (Centraal Administratie Kantoor) een vast rekeningnummer is met een vast looncomponent.
Een betaling aan het CAK is eigenlijk geen loonbeslag. Het CAK int o.a. de premies van de zorgverzekering indien die 6 maanden of langer niet betaald zijn.
Premie vervangende bedragen:
2022: 152,20
2023: 165,70
2024: 175,20
In onderstaand voorbeeld is bij de vaste componenten ingevuld op de betalingscode van CAK.
Bij de rekeninggegevens is het juiste rekeningtype ingevuld.
Er is altijd maar 1 beslaglegger van toepassing bij registratie > Loonbeslag.
De Belastingdienst en CAK hebben voorrang op alle andere beslagleggingen. Zij kunnen gelijktijdig met een ander loonbeslag worden ingevoerd.
CAK moet altijd op deze wijze ingevoerd worden, want dit is een doorlopende taak zonder hoofdsom.
Ga naar Personeel I Dienstverband I Componenten
En vervolgens naar Personeel I Stamgegevens I Bankrekening en voeg een bankbetaling toe als onderstaand, rekening houdend met de informatie ontvangen van het CAK:
Bankrekeningnummer voor CAK-betaling voor het premiebedrag: NL82 ABNA 0535 7312 48
Invoeren van een loonbeslag
Wanneer een deurwaarder loonbeslag legt bij een medewerker, dan is de werkgever verplicht om daar aan mee te werken.
De inrichting van een loonbeslag verloopt in een aantal stappen.
De inrichting bij de werkgever
Via Systeem I HRM I Registratie maakt u het component aan waarop het loonbeslag wordt ingehouden.
Vervolgens vermeld u de beslaglegger bij Systeem I HRM I Instelling.
De inrichting bij de werknemer
Via Personeel I Registratie I Loonbeslag geeft u aan dat de werknemer een loonbeslag heeft.
De keuze die u maakt bij Loonbeslag, is gekoppeld aan het looncomponent wat u bij de werkgever hebt aangemaakt. Let hierbij op dat in geval van meerdere loonbeslagen, het juiste looncomponent hebt gekoppeld.
Vervolgens maakt u een keuze uit de beslaglegger en voert u eventueel het dossiernummer in.
Tot slot vermeld u de hoofdsom en beslagvrije voet.
Op basis van deze gegevens berekent Polaris automatisch het netto bedrag dat voor beslaglegging in aanmerking komt. Het aflossingsbedrag vormt automatisch een netto inhouding in de salarisberekening zolang er sprake is van een saldo.
Er kan rekening worden gehouden met de grondslag 'Extra beslagvrije voet loonbeslag'. In deze grondslag kunnen looncomponenten opgenomen worden die buiten het beslag vallen. Denk hierbij o.a. aan een netto kilometervergoeding of de bijdrage personeelsvereniging.
Wanneer er met een deurwaarder of curator afwijkende afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld het aflosbare bedrag, kan een maximum bedrag worden ingesteld voor de afdracht. Zo wordt er bijvoorbeeld ten dele beslag gelegd op het volledig uitbetaalde vakantiegeld.
Omdat de vordering bij de beslaglegger door verschillende oorzaken kan wijzigen, kan het openstaande saldo handig aangepast worden. Dit doet u door een waarde in te voeren in het veld “Extra afgelost”. Het is in dit veld ook mogelijk om extra aflossingen op te voeren die buiten de salarisadministratie zijn gedaan.
Tot slot moet het bankrekeningnummer ingevoerd worden van de beslaglegger. Dit doet u bij Personeel I Stamgegevens I Bankrekeningen. Let op, ook hier is weer een koppeling met het looncomponent behorende bij het loonbeslag.
Wanneer een deurwaarder loonbeslag legt bij een medewerker, dan is de werkgever verplicht om daar aan mee te werken.
De inrichting van een loonbeslag verloopt in een aantal stappen.
De inrichting bij de werkgever
Via Systeem I HRM I Registratie maakt u het component aan waarop het loonbeslag wordt ingehouden.
Vervolgens vermeld u de beslaglegger bij Systeem I HRM I Instelling.
De inrichting bij de werknemer
Via Personeel I Registratie I Loonbeslag geeft u aan dat de werknemer een loonbeslag heeft.
De keuze die u maakt bij Loonbeslag, is gekoppeld aan het looncomponent wat u bij de werkgever hebt aangemaakt. Let hierbij op dat in geval van meerdere loonbeslagen, het juiste looncomponent hebt gekoppeld.
Vervolgens maakt u een keuze uit de beslaglegger en voert u eventueel het dossiernummer in.
Tot slot vermeld u de hoofdsom en beslagvrije voet.
Op basis van deze gegevens berekent Polaris automatisch het netto bedrag dat voor beslaglegging in aanmerking komt. Het aflossingsbedrag vormt automatisch een netto inhouding in de salarisberekening zolang er sprake is van een saldo.
Er kan rekening worden gehouden met de grondslag 'Extra beslagvrije voet loonbeslag'. In deze grondslag kunnen looncomponenten opgenomen worden die buiten het beslag vallen. Denk hierbij o.a. aan een netto kilometervergoeding of de bijdrage personeelsvereniging.
Wanneer er met een deurwaarder of curator afwijkende afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld het aflosbare bedrag, kan een maximum bedrag worden ingesteld voor de afdracht. Zo wordt er bijvoorbeeld ten dele beslag gelegd op het volledig uitbetaalde vakantiegeld.
Omdat de vordering bij de beslaglegger door verschillende oorzaken kan wijzigen, kan het openstaande saldo handig aangepast worden. Dit doet u door een waarde in te voeren in het veld “Extra afgelost”. Het is in dit veld ook mogelijk om extra aflossingen op te voeren die buiten de salarisadministratie zijn gedaan.
Tot slot moet het bankrekeningnummer ingevoerd worden van de beslaglegger. Dit doet u bij Personeel – Stamgegevens – Bankrekeningen. Let op, ook hier is weer een koppeling met het looncomponent behorende bij het loonbeslag.