Onbetaald ouderschapsverlof is verlof dat ouders kunnen opnemen om voor hun kind te zorgen, zonder loon.
Kort samengevat:
- Voor wie: Werkende ouders (vader, moeder, duomoeder).
- Duur: Maximaal 26 weken per ouder, per kind.
- Leeftijd kind: Je kunt dit opnemen tot het kind 8 jaar is.
- Inkomen: Geen salaris, tenzij je werkgever iets anders met je afspreekt.
Je mag het verlof in één keer opnemen of verspreid over een langere periode, in overleg met je werkgever.
Wetgeving
In hoofdstuk 6 van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) staat beschreven onder welke voorwaarden een werknemer ouderschapsverlof kan opnemen. In hoofdlijnen komt het erop neer dat ouderschapsverlof onbetaald is en opgenomen mag worden zolang het kind de leeftijd van 8 jaar nog niet heeft bereikt. Werknemers hebben recht op maximaal 26 keer de wekelijkse arbeidsduur aan ouderschapsverlof.
Verwerking in Polaris
Wij kennen twee methodes om het Ouderschapsverlof in Polaris op de juiste wijze te verwerken:
Methode 1: Contracturen aanpassen i.c.m. wijziging parttimepercentage.
Voordeel van deze methode is dat alle pensioenregelingen automatische correct berekend blijven en dat de Dagtabel niet hoeft te worden toegepast (conform richtlijnen van de Belastingdienst). Daarnaast wordt op deze wijze het verlofrecht goed berekend. De verloffactor is namelijk gebaseerd op het parttime percentage en een eventuele einddatum van het contract.
LET OP: Deze methode is VERPLICHT voor de Bouw en ook wat APG als pensioenfonds verwacht qua pensioenaanlevering. Tevens is het ook te adviseren voor alle overige soorten klanten.
Methode 2: Opnemen van verlof
De medewerker krijgt hierdoor een gebroken tijdvak, wat betekent dat de Dagtabel moet worden toegepast. Je verwerkt de ouderschapsverlof uren dan met een looncomponent voor onbetaald ouderschapsverlof.
Uitleg methode 1. Contracturen aanpassen i.c.m. wijziging parttimepercentage.
Zoektabel
Maak de Contractsoort, Contractwijziging en Roosterwijziging ‘Ouderschapsverlof’ aan in de
zoektabel, indien deze nog niet aanwezig is. Ga hiervoor naar Systeem > Algemeen > Zoektabel> resp. Contractsoort, Contractwijziging en Roosterwijziging en klik op tabblad waarde. Via het plusje kun je hier ‘Ouderschapsverlof’ toevoegen.
Dienstverband
Ga naar de medewerker via menu Personeel | Dienstverband | Contract Maak een nieuwe contractregel aan door op “Dupliceren” te klikken.
Pas vervolgens voor de periode van ouderschapsverlof zijn contracturen aan van bijvoorbeeld 40 naar 32 uur. Tevens geef je als reden wijziging aan “ouderschapsverlof” en contractsoort: “Ouderschapsverlof”. Als contractueel met de pensioenverzekeraar is afgesproken dat bij Ouderschapsverlof 100% pensioen blijft opbouwen, kun je het Afw parttime % CAO invullen op: 100. Dit betekent NIET dat deze opbouw via Polaris plaatsvind! De werknemer moet deze opbouw zelf aanvragen bij het pensioenfonds. Vervolgens zal het pensioenfonds de kosten van de premie in rekening brengen.
Ga naar Personeel > Dienstverband > Rooster en maak een nieuwe roosterregel aan en pas hierin tijdelijk zijn roosteruren aan van bijv. 40 naar 32. Tevens geef je hier als reden wijziging aan “Ouderschapsverlof”.
Let op: Extra voor de Bouw; Via menu Personeel > Stamgegevens > Instantie maak je een nieuwe regel aan en bij Indicatie OLP selecteer je de reden “onbetaald verlof”.
Stamgegevens
Indicatieve looncomponent
We gaan nu een indicatieve looncomponent aanmaken, zodat de Belastingdienst weet dat we hier te maken hebben met een tijdelijke daling van het inkomen.
Dit is van belang, omdat we onbetaald ouderschapsverlof verwerken via een contractwijziging. We gebruiken hiervoor GEEN componenten en in Polaris geef je de incidentele inkomstenvermindering code door via een looncomponent.
Het indicatieve looncomponent hoort er zo uit te zien, controleer of de incidenteel ink. Vermindering is ingevuld met ‘Onbetaald verlof’, dit zorgt ervoor dat code ‘O’ meegaat in de loonaangifte.
Om ervoor te zorgen dat deze code iedere periode van onbetaald ouderschapsverlof meegaat, voeg je dit indicatieve looncomponenten 998 in het geval van onbetaald Ouderschapsverlof toe bij de vaste componenten op menu Personeel > Dienstverband > Componenten door op “Plus” te klikken, Hanteer als startdatum de eerste dag van het onbetaald ouderschapsverlof.
Het is niet nodig om een waarde mee te geven in het component bij de medewerker.
Het opvoeren van het component met de juiste begindatum is voldoende en zorgt ervoor dat de juiste code meegenomen wordt in de loonaangifte.
Er is sprake van tijdelijk minder inkomen (wat normaliter dus bij betaald ouderschapsverlof en aanvullend geboorteverlof word meegegeven in de gehanteerde looncomponenten. In dat geval betreft het code ‘K’ , wat staat voor kinderverlof).
Voor onbetaald ouderschapsverlof word er door gebruik te maken van LC 998 de onderstaande code in de loonaangifte bij de werknemersgegevens van de betreffende medewerker verwerkt.
Verlofrecht Ouderschapsverlof
Het komt regelmatig voor dat klanten bij willen houden hoeveel uur een medewerker al aan ouderschapsverlof heeft opgenomen. Dit kan door gebruik te maken van een verlofrecht.
Eerst moet er een verlofsoort worden aangemaakt in Systeem > HRM > Verlof.
Na het aanmaken van de verlofsoort kun je dit verlofrecht toekennen (Taken > Verlof > Verlofrecht toekennen) aan de betreffende medewerkers. Via menu Personeel > Verlof > op tabblad Rechten kun je dan het ‘meegenomen recht’ invullen en op tabblad opname de opnames invoeren.
Wij raden aan om het bij meegenomen recht in te vullen, omdat dit veld niet prorata word herrekend op basis van in- en uitdienst of parttimepercentage. Dat is bijvoorbeeld bij ‘individueel recht’ wel het geval. Parttime percentage zou geen probleem zijn als je de fulltime waarde invult, maar de herrekening bij een uitdienstdatum is dan niet correct.
Vervolgens kan dan via NOVA (mits daar ingericht) het ouderschapsverlof worden opgenomen, en eventueel geregistreerd en verwerkt worden in de loonadministratie.
Uitleg methode 2 Opnemen van verlof
Wanneer de klant gebruik maakt van een tijdsregistratie zal hiervoor ook een component opgenomen moeten worden in de urenset.
Om te kunnen controleren of een medewerker op weekbasis zijn contracturen heeft verantwoord, zal de desbetreffende component toegevoegd moeten worden aan de componentgroep CU. Zie hiervoor menu Systeem > Rapportage > Componentgroep op tabblad componenten van de betreffende componentgroep CU. Via het plusje kun je componenten toevoegen.