Wanneer een medewerker een auto van de zaak ter beschikking krijgt, is hierover belasting verschuldigd via een maandelijkse bijtelling. Dit geldt tenzij de werknemer een verklaring ‘Geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst kan overleggen. Je mag geen onbelaste kilometervergoeding aan de werknemer betalen voor zakelijke reizen waarvoor de werknemer de auto van de zaak gebruikt. Een eventuele vergoeding is dan loon voor de werknemer.
In Organisatie > Wagenpark moeten de auto’s met hun fiscale gegevens worden vastgelegd.
Het is belangrijk om de juiste gegevens te registreren. Let hierbij vooral op de datum van eerste toelating en het bijbehorende bijtellingspercentage volgens de geldende regels van de Belastingdienst.
Er is een koppeling met de RDW aanwezig. Wanneer de auto bij de RDW bekend is en je het kenteken invoert, worden de gegevens automatisch bij de RDW opgehaald.
Let op!
Als de cataloguswaarde bij de voertuigregistratie op organisatieniveau wordt gewijzigd, bijvoorbeeld door een foutieve invoer, moet je bij de medewerker de auto opnieuw selecteren. Zo wordt de juiste waarde voor privégebruik berekend. Doe je dit niet, dan blijft de oude waarde privégebruik staan.
Als de cataloguswaarde of het bijtellingspercentage foutief is ingevoerd en verwerkt, moet dit met een TWK worden hersteld. Hiervoor gebruik je de taak “TWK-opdracht aanmaken”. Hoe verwerk ik een TWK ? – BCS Helpcenter
Na de registratie bij Wagenpark is de auto bekend in de administratie. Op het tabblad Personeel > Bedrijfsauto kan de auto worden gekoppeld aan de medewerker. Het icoontje met de pijltjes geeft direct toegang tot het wagenpark op organisatieniveau.
De datumvelden geven per auto de start- en einddatum van de terbeschikkingstelling aan. De waarde van het privégebruik wordt berekend op basis van de eerder genoemde voertuigregistratie op organisatieniveau. Het veld “Datum vanaf” is leidend voor de berekening in de salarisadministratie op basis van kalenderdagen.
Bij de werknemer kan een bedrag als eigen bijdrage worden ingevuld. Dit netto bedrag moet positief worden ingevoerd. In de berekening wordt dit bedrag automatisch verrekend met de fiscale bijtelling en netto ingehouden op de salarisstrook.
Er zijn situaties waarin geen bijtelling nodig is. De reden kan worden opgegeven in het veld ‘Reden geen bijtelling’. De keuzes zijn:
- Afspraak via de werkgever met de Belastingdienst;
- Werknemer heeft een verklaring “Geen privégebruik auto” van de Belastingdienst;
- Ander bewijs voor personen- en bestelauto;
- Werknemer heeft een verklaring “Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” van de Belastingdienst.
Tip: voeg de verklaringen, afspraken of bewijzen toe aan het dossier.
Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto
Met het rapport “Wagenpark” kun je een overzicht opvragen van alle auto’s en de gekoppelde berijders. Zet je de optie “Groeperen op inzet / beschikbaarheid” op “Ja”, dan zijn auto’s zonder gekoppelde berijder eenvoudig te herkennen.
Als deze auto’s doorlopend ter beschikking staan aan verschillende medewerkers, kan de bijtelling worden afgekocht door deze mee te nemen in de eindheffing. Voor 2026 is dit € 451,00 per jaar.
Bij Organisatie > Administratie, op het tabblad “Aangifte”, kun je de eindheffingsbedragen voor de auto’s vermelden.
In het veld “Bedrag” vul je het bedrag in dat per periode aan eindheffing moet worden afgedragen.
Dit is € 451,00 per jaar gedeeld door 12 maanden = € 37,58 per maand per auto. Echter worden de cijfers achter de komma afgekapt, waardoor er 7 maanden € 38,- moet worden ingevoerd en 5 maanden € 37,- .
Bij een vierwekenverloning deel je € 451,00 door 13: € 34,69 per 4 weken per auto. Ook in deze situatie is het van belang om geen cijfers achter de komma op te geven. Ons advies is, voer gedurende 9 perioden € 35,- in en gedurende 4 perioden € 34. Let erop dat het totaalbedrag op jaarbasis € 451,00 moet zijn.
De eindheffing kan voor het hele lopende jaar worden ingevoerd. Het bedrag wordt dan in elke periode meegenomen in de aangifte loonheffingen. Er kan ook voor gekozen worden om het volledige bedrag van de betreffende auto(‘s) in één aangiftetijdvak op te geven.
Wijziging van bijtellingspercentage 5 jaar na eerste tenaamstelling
Wanneer een auto 5 jaar oud wordt, kan er sprake zijn van een aangepast bijtellingspercentage.
Voor de specifieke percentages verwijzen wij naar de Belastingdienst.
Deze tabellen worden jaarlijks door de Belastingdienst bijgehouden.
Hoe je dit in Polaris verwerkt, lees je hier: Bijtelling (elektrische) auto na afloop 60 maanden/ 5 jaar – BCS Helpcenter
Meer dan één auto
Stel: een werknemer heeft gelijktijdig twee of meer auto’s ter beschikking. Dan moet je het privégebruik per auto beoordelen. De bijtelling privégebruik auto pas je toe zodra de medewerker met de beschikbare auto’s in totaal meer dan 500 kilometer privé heeft gereden. De grens van 500 kilometer geldt als totaal, ongeacht het aantal auto’s dat de medewerker in een kalenderjaar heeft gebruikt. Als de werknemer met de auto’s op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers rijdt, hoef je niets bij te tellen.
Meer informatie over het gelijktijdig ter beschikking stellen van meer dan één auto lees je in paragraaf 23.3.12 van het Handboek Loonheffingen 2026 - Versie maart.