Importeren van feestdagen
Hieronder staat kort uitgelegd hoe de regeling rondom feestdagen werkt. Een organisatie is niet verplicht om op een feestdag geopend te zijn. Sluit je de winkel op een feestdag, dan moet het personeel, dat normaal gesproken op die dag zou werken, het normale loon doorbetaald krijgen.

Een medewerker komt in aanmerking voor loondoorbetaling als hij of zij in de afgelopen 13 weken minimaal 8 weken op de betreffende dag heeft gewerkt.
Voldoet de medewerker aan deze voorwaarde, dan wordt het salaris doorbetaald op basis van het gemiddelde aantal gewerkte uren op die dagen.

De volledige inhoud van de regeling staat onder ‘Feestdagen onder de Cao Retail Non-Food’.

Zie ook de link: https://www.inretail.nl/kennisbank/personeel/arbeidsvoorwaarden-en-cao/feestdagen-onder-de-cao-retail-non-food/#h-winkel-open-op-feestdagen

Als de urenregistratie in NOVA wordt gebruikt, kunnen deze uren worden geïmporteerd in Polaris. Hiervoor is een export beschikbaar.

Exportbestand aanmaken
Ga naar de taak ‘Export’ en draai de export ‘Uren 13 weken’.

• Vul bij stap 2 de datum van de betreffende feestdag in, bijvoorbeeld 13-04-2020 voor Tweede Paasdag.

Voor iedere feestdag is een aparte export nodig.

• Ga naar de laatste stap. Het bestand wordt daarna aangemaakt.
• Sla het bestand bij de klant op onder de naam ‘Basis feestdag XX-XX-XXXX’.

Je krijgt nu een overzicht van medewerkers met een berekening van de gemiddelde inzet in de 13 voorafgaande weken. Hierbij wordt gekeken naar dezelfde dag van de week. De medewerker moet minimaal 8 van de 13 weken op die dag hebben gewerkt. Het gemiddelde wordt berekend op basis van het aantal werkelijk gewerkte dagen.

Exportbestand bewerken voor import

• Het exportbestand bevat enkele extra kolommen ter controle. Verwijder voor de import de laatste drie kolommen.
• Controleer of het datumveld is gevuld in het format ‘dd-mm-jjjj’. Pas dit aan als dat nodig is.
• Hernoem het tabblad ‘Values’ naar ‘VAR’.
• Sla het bestand op onder de naam ‘Import feestdag XX-XX-XXXX’.

Let op: als het datumveld niet goed staat of de naam van het tabblad niet juist is ingevoerd, verloopt de import niet goed.

Bestand importeren
Daarna kun je het bestand importeren.

Stap 1:

• Ga naar de taak ‘Importeren variabelen of vasten’.
• Selecteer bij ‘Bestand of ureninvoer’ de optie ‘Bestand’.
• Het veld ‘Sjabloon’ mag leeg blijven.
• Vul bij ‘Omschrijving batch’ de naam van het importbestand in.
• Selecteer het betreffende bestand om de variabelen in te lezen.

Stap 2:

• Sleep het bestand naar het scherm of kies voor ‘klik hier’ om het bestand via de browser te zoeken en toe te voegen.

Stap 3:

• Het bestand wordt nu ingelezen. Na het inlezen wordt geregistreerd hoeveel fouten er in het bestand staan. Dit geeft niet altijd aan of er gegevens zijn ingelezen. Controleer dit daarom via ‘rapport’ of bekijk het ‘log-bestand’.

De export bevat twee looncodes: 2300 voor uurloners en 4600 voor vaste krachten. Looncode 2300 zorgt voor een uitbetaling. Looncode 4600 zorgt voor een bijschrijving op de verlofkaart bij de verlofsoort ‘Extra uren’.

Het kan voorkomen dat medewerkers deze verlofsoort niet hebben, bijvoorbeeld storemanagers. In dat geval worden de uren niet ingelezen, omdat deze medewerkers hier geen recht op hebben.