Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan uw werknemers geven. Dit mag zolang het totale bedrag binnen de vrije ruimte blijft. Is het totaal hoger dan de vrije ruimte? Dan betaalt u over het bedrag daarboven 80% eindheffing. De Belastingdienst stelt de percentages voor de vrije ruimte ieder jaar opnieuw vast. Het deel van de vrije ruimte dat u in een kalenderjaar niet gebruikt, kunt u niet meenemen naar het volgende jaar.

Als u de vrije ruimte overschrijdt, geeft u de eindheffing uiterlijk aan en betaalt u deze uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar. Dit kan een maand- of vierwekenperiode zijn.

Leg de verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers vast in de salarisadministratie. Wordt een vergoeding of verstrekking via het salaris betaald? Dan kunt u bij de componenten aangeven of er sprake is van een WKR-categorie.

Voordat u bij Componenten een WKR-categorie kunt toevoegen, moet u de categorieën eerst benoemen. Dit doet u via Systeem > Algemeen > Zoektabel > WKR.

Het volgnummer bij de verschillende waarden is belangrijk. Elk volgnummer heeft een vaste betekenis die door de Belastingdienst is bepaald. Daarom kunt u deze nummers niet wijzigen in Polaris.

Volgnummer 1 = Werkkosten (vrije ruimte)
Volgnummer 2 = Gerichte vrijstellingen
Volgnummer 3 = Nihilwaarderingen
Volgnummer 4 = Intermediaire kosten
Volgnummer 5 = Noodzakelijke werkvoorzieningen

Zijn de categorieën benoemd? Dan kunt u in het component de juiste categorie selecteren. Ga hiervoor naar Systeem > Salaris > Component, open het eerste tabblad ‘Werking’ en kies bij ‘WKR-categorie’ de juiste optie.

Vergoedingen buiten de salarisadministratie
Naast vergoedingen die via de salarisadministratie worden betaald, kunnen er ook vergoedingen of verstrekkingen via de financiële administratie lopen. Vallen deze onder de WKR, zoals een personeelsfeest? Dan kunt u deze ook in Polaris toevoegen. Kies daarbij zorgvuldig het juiste volgnummer. Moet de vergoeding of verstrekking meetellen in de vrije ruimte, dan gebruikt u volgnummer 1.

Een vergoeding of verstrekking, zoals een personeelsfeest, kunt u toevoegen aan de mogelijke categorieën via Systeem > Zoektabel > WKR > Waarde.

Kosten die niet persoonsgebonden zijn, zoals een personeelsfeest, kunt u vastleggen via Organisatie > Administratie > WKR. Selecteer hiervoor het plusteken aan de rechterkant.

Hier kunt u een bedrag aan koppelen, zodat dit bedrag wordt meegenomen in de berekening van de WKR.

Overschrijding fiscale ruimte
Heeft u meer dan de beschikbare fiscale ruimte voor de werkkostenregeling gebruikt? Dan betaalt u over het bedrag daarboven 80% eindheffing. 
Dit bedrag geeft u op in de aangifte loonheffingen via Organisatie > Administratie > Aangifte. Selecteer hiervoor het plusteken aan de rechterkant. 
Let op: vul hier het bedrag in dat u aan eindheffing moet betalen. Dit is niet de grondslag, maar de uitkomst van de grondslag maal 80%.

Selecteer het jaar waarin u aangifte doet. Dit is niet het jaar waarover u de eindheffing verwerkt. Vul daarna de periode in waarin u aangifte doet. De verwerkingsperiode en de loonperiode moeten gelijk zijn. Zie ook de bovenstaande printscreen.


Rapport Controle werkkostenregeling
In Polaris is het rapport ‘Controle werkkostenregeling’ beschikbaar. Dit rapport laat per jaar de status van de WKR zien. U ziet per categorie onder andere de cumulatieve loonsom, de vrije ruimte van dat jaar en de mogelijke eindheffing.

Concernregeling
In Polaris wordt de WKR per administratie of LH-nummer berekend. De berekening vindt dus niet plaats op concernniveau. U kunt de eindheffing wel als één totaalbedrag opgeven en afdragen. De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze.